Universidad Andina Simón Bolívar

CILAB

MACROPROCESO:  CILAB

APROBADO POR: Secretaria CILAB: María Luisa Espinosa

PROCESO: SECRETARÍA 

SUBPROCESO:  LOGÍSTICA

ELABORADOR POR: Secretaria CILAB: María Luisa Espinosa

POE No.: UASB-CLB-6.1

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaria CILAB

OBJETIVO:

Detallar la actividades necesarias para el desarrollo de la logística relacionada al quehacer de los laboratorios pertenecientes al CILAB. 

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la determinación de fechas, personas, lugar de viaje y el tiempo de permanencia necesarios para la ejecución de las actividades desarrolladas en los laboratorios del CILAB, hasta la solicitud de pago del alojamiento. 

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Inicio) Realizar reunión previa donde se determinan fechas, personal que va a viajar, lugar, tiempo de permanencia. Equipo CILAB   Permanente
2 (Caso 1 - en caso de necesitar pasajes) Enviar "Formulario de movilización" con la solicitud de compra de pasajes a rectorado. Secretaria CILAB Formulario de movilización Permanente
3 Seleccionar pasajes y enviar antes de la compra a secretaría de CILAB para aprobación preliminar de los vuelos.  Secretaría Rectorado   Permanente
4 (en caso de ser necesario) Solicitar cambio en los pasajes de vuelo.  Secretaria CILAB   Permanente
5 (una vez los vuelos estén correctos) Aprobar y solicitar compra de pasajes. Secretaria CILAB   Permanente
6 Comprar pasajes y enviarlos a secretaria de CILAB. Secretaría Rectorado Pasajes Permanente
7 (Caso 2 - en caso de lugares cercanos) Utilizar movilización propia del personal del laboratorio. Equipo CILAB   Permanente
8 (Caso 1 y caso 2) Elaborar "Solicitud de Pago" en la que se solicita el pago de viáticos y subsistencia para cada una de las personas que viaja.  Secretaria CILAB  Solicitud de Pago Permanente
9 Solicitar a hotel donde se va a hospedar el personal una proforma donde se especifica las fechas de estadía y el numero de personas Secretaria CILAB  Proforma Permanente
10 Elaborar memorando donde se solicita la disponibilidad presupuestaria para el hospedaje en hotel del personal (numero de personas, tiempo de estadía, nombre del hotel)  Secretaria CILAB  Memorando disponibilidad presupuestaría Permanente
11 Enviar a DAF documentación (memorando disponibilidad presupuestaría y proforma hotel) Secretaria CILAB  Memorando disponibilidad presupuestaría Permanente
Proforma
12 Recibir memorando. Dirección Administrativa Financiera Memorando disponibilidad presupuestaria Permanente
13 (Subproceso Presupuesto - Macroproceso Dirección Administrativa Financiera) Dirección Administrativa Financiera Memorando disponibilidad presupuestaria Permanente
14 Enviar memorando de disponibilidad presupuestaria a entidad solicitante. Dirección Administrativa Financiera Memorando disponibilidad presupuestaria Permanente
15 Recibir memorando de disponibilidad presupuestaria y generar orden de compra.  Secretaria CILAB  Orden de compra Permanente
15 Enviar Orden de compra a la Dirección Administrativa Financiera para aprobación.  Secretaria CILAB  Orden de compra Permanente
17 Aprobar Orden de Compra.  Dirección Administrativa Financiera Orden de compra Permanente
18 Enviar la orden de compra al hotel y confirmar la reserva. Secretaria CILAB  Orden de compra Permanente
19 (una vez las personas llegan al hotel) Emitir la factura y enviar a la secretaria CILAB. Hotel / lugar de hospedaje Factura Permanente
20 Recibir factura y elaborar solicitud de pago.  Secretaria CILAB  Factura Permanente
21 Enviar a la DAF la factura y solicitud de pago para que sean procesadas.  Secretaria CILAB  Solicitud de Pago Permanente
22 (Subproceso Presupuesto - Macroproceso Dirección Administrativa Financiera) Dirección Administrativa Financiera Memorando disponibilidad presupuestaria Permanente