Universidad Andina Simón Bolívar

CILAB

MACROPROCESO:  CILAB

APROBADO POR: Secretaria CILAB: María Luisa Espinosa

PROCESO:  SECRETARÍA 

SUBPROCESO:  COMPRA DE MATERIALES Y EQUIPOS 

ELABORADOR POR: Responsable de laboratorio: Orlando Felicita

POE No.: UASB-CLB-6.3

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaria CILAB

OBJETIVO:

Detallar la actividades necesarias para la compra de materiales y equipos según las necesidades del Laboratorio de Toxicología en Ambiente y Salud. 

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la determinación por parte del personal del laboratorio de los equipos y materiales a ser adquiridos, hasta el envío a la Dirección Administrativa Financiera la solicitud de pago de los proveedores. 

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Definir conjuntamente con el personal del laboratorio y el Director CILAB los equipos y materiales que serán comprados.  Responsable de Laboratorio   Permanente
2 Entregar listado de material y equipos a ser comprados a Secretaría de Laboratorio  Responsable de Laboratorio Listado de material y equipos Permanente
3 Recibir listado de materiales y equipos.  Secretaría CILAB   Permanente
4 Solicitar proformas de equipos y materiales a por lo menos tres proveedores Secretaría CILAB   Permanente
5 Recibir proformas  Secretaría CILAB   Permanente
6 Elaborar memorando a Dirección Administrativa Financiera solicitando la disponibilidad presupuestaria para la compra de equipos y materiales Secretaría CILAB Memorando disponibilidad presupuestaria Permanente
7 Recibir memorando. Dirección Administrativa Financiera Memorando disponibilidad presupuestaria Permanente
8 (Subproceso Presupuesto - Macroproceso Dirección Administrativa Financiera) Dirección Administrativa Financiera Memorando disponibilidad presupuestaria Permanente
9 Enviar memorando de disponibilidad presupuestaria a entidad solicitante. Dirección Administrativa Financiera Memorando disponibilidad presupuestaria Permanente
10 Recibir confirmación de disponibilidad presupuestaria y elaborar cuadro comparativo de proveedores (tipo de material ofertado, características y costos;)  Secretaría CILAB Cuadro comparativo Permanente
11 Revisar con Responsable de Laboratorio el cuadro comparativo de costos  Secretaría CILAB Cuadro comparativo Permanente
12 Seleccionar proveedor a ser adjudicado según la calidad y cantidad de productos y equipos, una vez que cumpla con los requisitos establecidos  Responsable de Laboratorio Cuadro comparativo Permanente
13 Elaborar "Orden de Compra" y enviar a la D.A.F. junto con la disponibilidad presupuestaria para aprobación de compra Secretaría CILAB Orden de Compra Permanente
14 Aprobar orden de compra. Dirección Administrativa Financiera Orden de Compra Permanente
15 Notificar a proveedor que ha sido adjudicado la compra mediante correo electrónico  Secretaría CILAB Cuadro comparativo Permanente
16 Entregar materiales solicitados entregando factura y guía de remisión  Proveedor   Permanente
17 Solicitar pago (factura, disponibilidad presupuesta, guía de remisión, orden de compra) y enviar a la DAF.  Secretaría CILAB Solicitud de pago Permanente
18 (Subproceso Presupuesto - Macroproceso Dirección Administrativa Financiera) Dirección Administrativa Financiera   Permanente