Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO: CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad   

PROCESO: GESTIÓN CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA 

SUBPROCESO: INVENTARIO 

ELABORADOR POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad

POE No.: UASB-11-CIB-7.9

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Jefe de Centro de Información y Biblioteca

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el envío de la solicitud de elaboración de "Inventario Anual" por parte del Oficial de Control de Bienes al Jefe de Centro de Información y Biblioteca, hasta el envio de inventario a la D.A.F para su ingreso al Sistema Olimpo - Modulo de Libros Biblioteca. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Enviar correo electrónico con solicitud de elaboración de inventario del Centro de Información y Biblioteca. Oficial de Control de Bienes  Correo electrónico Noviembre
2 Recibir correo electrónico. Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Correo electrónico Noviembre
3 Obtener reporte de invetario de Bibliosib con corte a Noviembre  (todo material bibliografico excepto CD y Revistas). Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Bibliosib  Noviembre
4 Enviar inventario de material bibliografico especificando fecha de corte de noviembre. Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Bibliosib  Noviembre
5 Recibir correo electrónico y solicitar inventario con corte para Diciembre. Oficial de Control de Bienes  Correo electrónico Enero
6 Obtener inventario con fecha de corte Diciembre utilizado el "Procedimiento de Ejecución para Reportes de Inventario". Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Bibliosib  Enero
Procedimiento de ejecución para reportes de Inventario
7 (en caso de ser necesario) Actualizar "Procedimiento de Ejecución para Reportes de Inventario" . Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Procedimiento de ejecución para reportes de Inventario Cuando sea necesario 
8 Adaptar información de inventario a formato excel para enviar a Dirección Administrativa Financiera. Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Inventario  Enero
9 Enviar excel de inventario a Oficial de Control de Bienes. (subproceso Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes - Gestión Administrativa Financiera).  Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Inventario  Enero
10 Recibir inventario de Centro de Información y Biblioteca e ingresar al sistema Olympo - Modulo de Libros de Biblioteca. (subproceso Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes - Gestión Administrativa Financiera). Oficial de Control de Bienes  Sistema Olympo - Modulo de Libros de Biblioteca  Enero