Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

 

MACROPROCESO: CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad   

PROCESO: GESTIÓN CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA 

SUBPROCESO: SOPORTE TÉCNICO - BASE DE DATOS PRESTAMOS

ELABORADOR POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad 

POE No.: UASB-11-CIB-7.6

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe de Centro de Información y Biblioteca

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la recepción de solicitud o identificación de la necesidad de depurar de base de datos hasta la verificación de libros devueltos o necesidad de multas a usuarios con demora en devolución 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Inicio 1) Enviar solicitud de Depuración y migración de préstamos a Jefe de CIB UASB.  Responsable de Circulación y Prestamos   Cuando sea necesario
2 Recibir solicitud de Responsable de Circulación y Préstamos. Jefe de CIB UASB   Cuando sea necesario
3 (Inicio 2) Establecer necesidad de realizar depuración y migración de base de Datos de Préstamos Activos y Préstamos Pasados. Jefe de CIB UASB   Cuando sea necesario
4 Sacar respaldo de base de datos previo a realización de migración y depuración.  Jefe de CIB UASB Sistema WINISIS Una vez establecida la necesidad  de respaldo de base de datos
Protocolo para la Depuración de Prestamos Activas y Alimentación de Base de Prestamos Retrospectiva 
5 Acceder a la Base de Datos de prestamos Actual. Jefe de CIB UASB Sistema WINISIS Una vez establecida la necesidad  de respaldo de base de datos
Protocolo para la Depuración de Prestamos Activas y Alimentación de Base de Prestamos Retrospectiva 
6 Realizar segmentación de prestamos activos con los que ya se han devuelto. Jefe de CIB UASB   Una vez establecida la necesidad  de respaldo de base de datos
7 Enviar segmento de prestamos devueltos a Base de Datos de Prestamos Pasados.  Jefe de CIB UASB Base de Datos de Prestamos Una vez finalizado el respaldo de base de datos
8 Elaborar reporte de prestamos vencidos y enviar a Responsable de Circulación y Préstamo. Jefe de CIB UASB Reporte de Prestamos Vencidos Una vez finalizado el respaldo de base de datos
9 Verificar en CIB UASB si libros pendientes de devolución no están disponibles en las salas del CIB UASB. Responsable de Circulación y Préstamo    Una vez finalizado el respaldo de base de datos
10 (en caso de libro no disponibles en CIB UASB) Realizar subproceso de multas - proceso Circulación y préstamo. Responsable de Circulación y Préstamo    Una vez finalizado el respaldo de base de datos