Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO: CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad

PROCESO: GESTIÓN CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA 

SUBPROCESO: SOPORTE TÉCNICO - BASE DE DATOS USUARIOS

ELABORADOR POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad 

POE No.: UASB-11-CIB-7.5

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe de Centro de Información y Biblioteca

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la solicitud de Reporte de matriculados y nuevos docentes al Departamento de Informática hasta la actualización de la base de datos 


1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Solicitar mediante correo electrónico "Reporte de Estudiantes Matriculados"  y "Nuevos Docentes" a Departamento de Informática. Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB   1 semana antes de Inicio de Fase docente
2 Elaborar "Reporte de Matriculados" y "Nuevos Docentes" en formato Excel y remitir a Jefe de CIB UASB donde consta (cedula, nombre, ciudad, correo electrónico, teléfono, estado, dirección, programa de posgrado, área).  Departamento de Informática   1 semana antes de Inicio de Fase docente
3 Recibir reportes "Reporte de Estudiantes Matriculados" y "Nuevos Docentes". Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB   1 semana antes de Inicio de Fase docente
4 Convertir "Reporte de Estudiantes Matriculados" mediante el uso de reformateo.  Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB Protocolo para la migración de datos de los nuevos alumnos y docentes a la base de datos  1 semana antes de Inicio de Fase docente
5 Realizar importación de estudiantes matriculados y nuevos docentes a base de datos.  Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB Protocolo para la migración de datos de los nuevos alumnos y docentes a la base de datos  1 semana antes de Inicio de Fase docente
6 Realizar control de estudiantes duplicados. Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB Protocolo para la migración de datos de los nuevos alumnos y docentes a la base de datos  1 semana antes de Inicio de Fase docente
7 (en caso de duplicados) Eliminar registros duplicados. Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB Protocolo para la migración de datos de los nuevos alumnos y docentes a la base de datos  1 semana antes de Inicio de Fase docente
8 Actualizar base de datos con nuevos docentes y estudiantes. Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB   1 semana antes de Inicio de Fase docente