Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca


MACROPROCESO:   CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA    

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad   

PROCESO: GESTIÓN CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA   

SUBPROCESO: ADQUISICIONES BASE DE DATOS

ELABORADOR POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

POE No.: UASB-11-CIB-7.3

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe de Centro de Información y Biblioteca

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación de propuesta de base de datos a contratar hasta el seguimiento y verificación de acceso a base de datos contratadas. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen


2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar propuesta de recursos a suscribir para adquisición de base de datos. Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Propuesta de recursos a suscribir  Anual
2 Presentar a Dirección General Académica y a Coordinación de Investigaciones propuesta de base de datos a suscribirse junto con presupuesto. Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Anual
3 (en caso de ser necesario) Solicitar ajustes en base de datos a suscribirse. Dirección General Académica Coordinación de Investigaciones   Anual
4 Realizar ajustes según lo acordado. Jefe CIB UASB   Anual
5 (en caso de nueva base de datos) Solicitar mediante correo electrónico proformas a proveedores. Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Correo electrónico Anual
6 (en caso de nueva base de datos) Enviar proforma a Jefe de CIB UASB. Proveedor Correo electrónico Anual
7 (en caso de renovación de suscripción) Solicitar proforma y estadísticas de uso de base de datos del año pasado. Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Anual
8 (en caso de renovación de suscripción) Enviar proforma y estadística a Jefe de CIB.  Proveedor   Anual
9 Solicitar "Disponibilidad presupuestaria" adjuntando proforma enviada por proveedor mediante correo electrónico  a la D.A.F. Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Disponibilidad presupuestaria Anual
10 Recibir  pedido  de "Disponibilidad presupuestaria" para la compra de base de datos. D.A.F   Anual
11 Enviar a presupuesto solicitud de "Disponibilidad presupuestaria". D.A.F   Anual
12 Recibir, analizar solicitud  y verificar disponibilidad de recursos. D.A.F   Anual
13 Aprobar solicitud y comunicar mediante correo electrónico a Jefe de Centro de Información y Biblioteca. D.A.F Correo electrónico Anual
14 Recibir aprobación de presupuesto y solicitar factura a proveedor. Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Anual
15 (para contrataciones nuevas) Solicitar a Departamento de Informática rangos de IP a utilizarse para acceso de base de datos. Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Anual
16 Enviar rangos de IP a Jefe de CIB UASB.  Departamento Informática    Anual
17 Recibir rango de IP y remitir a Proveedor.  Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Anual
18 Recibir rango de IP y realizar fase de prueba de base de datos contratada. Proveedor Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Anual
19 (en caso de fallos en fase de prueba) Solicitar asistencia a Departamento de Informática. Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Una vez sucedió el fallo
20 (una vez culminada la fase de prueba) Solicitar apoyo a Centro de Informática para actualización de pagina de acceso remoto y habilitación de enlaces en red física e inalámbrica. Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Anual
21 (en caso de renovación de contrato) Solicitar a proveedor renovación de rangos IP. Jefe de Centro de Información y Biblioteca    Anual
22 Solicitar a la D.A.F. pago a proveedor adjuntando factura original, aprobación de presupuesto y solicitud de pago. Jefe de Centro de Información y Biblioteca  Solicitud de Pago  Anual
Factura original 
Aprobación de presupuesto
23 Realizar monitoreo de base de datos (subproceso Verificación acceso a base de datos). Responsable de Educación a Usuarios   Permanente