Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO: CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA UASB

APROBADO POR: JEFE DE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad

PROCESO: SERVICIOS ESPECIALES DE REFERENCIA

SUBPROCESO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALES DE REFERENCIA 

ELABORADOR POR: REFERENCISTA DE SERVICIOS ESPECIALES: María Isabel Betancourt

POE No.: UASB - 11 - CIB - 6.1

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida  


RESPONSABLE:

Responsable de Subprocesos Técnicos

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la identificación de estudiantes con discapacidad visual hasta el almacenamiento de material bibliográfico digitalizado y posterior comunicación con estudiante sobre envio de material bibliográfico para su uso

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Solicitar a departamento de bienestar estudiantil listado de admitidos en condición de discapacidad visual. Referencista de Servicios Especiales   Una vez emita la lista de admitidos de los programas 
2 Enviar listado de admitidos a Referencista de Servicios Especiales. Departamento de Bienestar Estudiantil   Una vez emita la lista de admitidos de los programas 
3 Recibir listado de admitidos. Referencista de Servicios Especiales   Una vez emita la lista de admitidos de los programas 
4 Comunicarse con estudiantes en condición de discapacidad visual (baja visión y no videntes totales). Referencista de Servicios Especiales   Una vez emita la lista de admitidos de los programas 
5 Explicar servicios ofertados por el Centro de Información y Biblioteca.  Referencista de Servicios Especiales   Una vez emita la lista de admitidos de los programas 
6 Realizar matriculación en programa de posgrado (subproceso Matriculación - Secretaría General). Estudiante    Periodo de matriculación
7 Solicitar a departamento de bienestar estudiantil listado de matriculados en condición de discapacidad visual y programa de posgrado al que pertenece. Referencista de Servicios Especiales   Una vez finalizado el periodo de matriculación
8 Enviar listado de estudiantes matriculados a Referencista de Servicios Especiales. Departamento de Bienestar Estudiantil    
9 Contactar mediante correo electrónico a estudiante matriculado y explicar procedimiento a seguir para acceder al servicio (Comunicar materias del trimestre por cursarse, nombre de docentes, comunicar material necesario 1 semana antes máximo). Referencista de Servicios Especiales   Previo a inicio de fase de docencia 
10 Emitir respuesta donde consta materias de trimestre por cursar y docentes. Estudiante    Previo a inicio de fase de docencia 
11 Recibir respuesta de estudiantes (mediante correo electrónico o llamadas). Referencista de Servicios Especiales   Previo a inicio de fase de docencia 
12 Realizar revisión de syllabus de materias. Referencista de Servicios Especiales   Permanente
13 CASO 1 (en caso de nuevo programa por digitalizar) Consultar a centro de copiado información sobre condiciones de material bibliográfico entregado por docente para digitalización. Referencista de Servicios Especiales   Permanente
14 Detallar a Referencista de Servicios Especiales condiciones de material bibliográfico (buenas o malas condiciones). Responsable Centro de copiado   Permanente
15 (en caso de material bibliográfico en perfecto estado) Solicitar a copiadora digitalización de todo el material bibliográfico. Referencista de Servicios Especiales   Permanente
16 Digitalizar material bibliográfico y enviar a Referencista de Servicios Especiales . Responsable Centro de copiado   Permanente
17 (en caso de material bibliográfico en malas condiciones) Buscar en Internet material bibliográfico de syllabus. Referencista de Servicios Especiales   Permanente
18 Descargar material bibliográfico de internet, transformar archivo de PDF a Word y realizar partición de archivo (solo capitulo de syllabus).  Referencista de Servicios Especiales   Permanente
19 (en caso de no encontrar material bibliográfico en internet) Acceder a Catálogo en Línea del CIB UASB y realizar búsqueda de material bibliográfico. Referencista de Servicios Especiales Catálogo en Línea CIB UASB Permanente
20 Anotar código de material bibliográfico y solicitarlo a Auxiliar de Circulación y Préstamo o Referencista de Servicios Audiovisuales. Referencista de Servicios Especiales   Permanente
21 Localizar material bibliográfico en CIB UASB, señalar número de paginas solicitadas en syllabus y realizar revisión de material bibliográfico. Auxiliar de Circulación y Préstamo   Permanente
22 (en caso de que material bibliográfico se encuentre en perfecto estado) Entregar material bibliográfico a Referencista de Servicios Especiales.      
23 (en caso de novedades en material bibliográfico como rayones, tachones, anotaciones, etc.) Evaluar posibilidad de solución de novedades. Auxiliar de Circulación y Préstamo   Permanente
24 (en caso de existir solución) Realizar arreglo de novedades de material bibliográfico y entregar a Referencista de Servicios Especiales . Auxiliar de Circulación y Préstamo   Permanente
25 (en caso de no existir solución de novedades de material bibliográfico) Comunicar a Referencista de Servicios Especiales . Auxiliar de Circulación y Préstamo   Permanente
26 Solicitar préstamo interbibliotecario (subproceso préstamo interbibliotecario - Circulación y préstamo) . Referencista de Servicios Especiales   Permanente
27 (una vez se dispone del material bibliográfico sin novedades y señaladas las paginas del syllabus) Solicitar préstamo de material bibliográfico a Responsable de Circulación y Préstamo (subproceso Préstamo a Domicilio - Circulación y préstamo). Referencista de Servicios Especiales   Permanente
28 Llevar material bibliográfico a centro de copiado y coordinar fecha de entrega de digitalización. Referencista de Servicios Especiales   Permanente
29 Realizar digitalización de material bibliográfico. Centro de copiado   Permanente
30 Entregar versión digital de material bibliográfico y copia física de capitulo digitalizado a Referencista de Servicios Especiales. Centro de copiado   Permanente
31 CASO 3 (en caso de programa ya digitalizado) Solicitar a Secretaría de programas de pregrado (Especialización en Derecho Constitucional y Maestría en Derecho Constitucional) material digitalizado previamente en el área. Referencista de Servicios Especiales Correo electrónico Permanente
32 Enviar material bibliográfico digitalizado mediante correo electrónico o Dropbox a Referencista de Servicios Especiales . Secretaría de Área Académica Correo electrónico Permanente
33 Recibir material digitalizado. Referencista de Servicios Especiales   Permanente
34 (Caso 1, Caso 2 y Caso 3) Realizar revisión de digitalización de material bibliográfico. Referencista de Servicios Especiales   Permanente
35 Transformar archivo digitalizado de pdf a Word.  Referencista de Servicios Especiales Software Abby Fine Radar Permanente
36 (en caso de imágenes) Eliminar imágenes de archivo digitalizado. Referencista de Servicios Especiales Software Abby Fine Radar Permanente
37 Verificar orden de paginas según solicitado en syllabus, eliminar errores de lectura (guiones, asteriscos, palabras) . Referencista de Servicios Especiales   Permanente
38 (una vez esta listo el archivo) Almacenar archivo digitalizado en carpeta según autor y titulo de libros . Referencista de Servicios Especiales   Permanente
39 Enviar por correo electrónico o Dropbox a estudiante o usuario externo. Referencista de Servicios Especiales Correo electrónico Permanente
40 Notificar mediante llamada o correo electrónico envío de archivo. Referencista de Servicios Especiales Correo electrónico Permanente