Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO: CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad   

PROCESO: PROCESAMIENTO TÉCNICO

SUBPROCESO: PROCESAMIENTO TÉCNICO DOCUMENTOS

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DE PROCESOS TÉCNICOS: Yesenia Villacres   

POE No.: UASB - 11 - CIB - 4.4

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Responsable de Subprocesos Técnicos

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el retiro de Documentos de las estanterías de acondicionamiento físico hasta su colocación en estanterías provisionales para la ubicación en las salas del Centro de Información y Biblioteca y corrección de errores del procesamiento técnico en caso de existir

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Retirar los documentos acondicionados físicamente de la estantería provisional ubicada en el área de desarrollo de colecciones. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
2 (Paralelo con revisión de titulo y autor en catalogo en línea y con revisión de número de correlativo y código de barras en diccionario del módulo de procesamiento técnico BLIBIOSIB) Revisar el acondicionamiento físico de los documentos . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
3 (en caso de novedades) Reportar los documentos con novedades de acondicionamiento físico a auxiliar de circulación y préstamo mediante llamada telefónica. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Llamada telefónica Permanente
4 Retirar los documentos con novedades de acondicionamiento físico del Área de Procesamiento Técnico. Auxiliar de circulación y préstamo    Permanente
5 Entregar a Responsable de Procesos Técnicos los documentos corregidos en su acondicionamiento físico.  Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
6 Recibir y revisar los documentos con la corrección del acondicionamiento físico. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
7 Revisar los documentos por título y autor en el catálogo en línea CIBUASB   para confirmar que no exista otro ejemplar idéntico o si es una nueva edición. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Catálogo en línea CIBUASB Permanente
8 (En caso de encontrar un ejemplar idéntico en el catálogo en línea CIBUASB) Reportar verbalmente primero a responsable de desarrollo de colecciones y luego vía telefónica a auxiliar de circulación y préstamo, quien asigna el número correlativo y número de ejemplar 2 o 3 que corresponda. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico   Permanente
9 Recibir de auxiliar de circulación y préstamo el documento corregido para su posterior ingreso en el módulo de procesamiento técnico Bibliosib. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico   Permanente
10 Revisar en el diccionario del Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib del número correlativo y código de barras para confirmar que no se repitan. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico   Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
11 (En caso de encontrar numero correlativo o código de barras repetido) Reportar verbalmente a responsable de desarrollo de colecciones y/o auxiliar de circulación y préstamo quienes se encargan de asignar un nuevo número. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
12 Entregar el documento con el nuevo número de código de barras o número correlativo a responsable de procesos técnicos. Responsable de desarrollo de colecciones Auxiliar de circulación y préstamo    Permanente
13 Crear en el Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib una nueva hoja de trabajo . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
14 Ingresar en la hoja de trabajo campo 084 SIGNATURA LOCAL donde consta el número correlativo para guardar el registro bibliográfico . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
15 Ingresar en la hoja de trabajo campo 020 el ISBN. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 1999 Permanente
16 Ingresar en la hoja de trabajo campo 041 IDIOMA donde consta el idioma en que ha sido redactada la obra. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2000 Permanente
17 Ingresar en la hoja de trabajo campo 100 [AUTOR PERSONAL] o 110 [AUTOR CORPORATIVO] según corresponda al autor de la obra. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2001 Permanente
18 (Si es necesario) Confirmar la manera de ingreso del autor personal o corporativo mediante la revisión de los siguientes catálogos:  catálogo en línea CIBUASB, catálogo en línea de la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, Catalogo en línea WorldCat, Catálogo en línea de Autoridades de la Biblioteca Nacional de España, Catálogo en línea PUCE, Catálogo en línea FLACSO. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  http://biblioteca.uasb.edu.ec/catalogo/libre.htm https://catalog.loc.gov https://www.worldcat.org http://catalogo.bne.es/uhtbin/authoritybrowse.cgi https://www.flacso.edu.ec/biblio/opac/ Permanente
19 Ingresar en la hoja de trabajo campo 245 TITULO PROPIAMENTE DICHO de la obra. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2000 Permanente
20 Ingresar en la hoja de trabajo campo 250 MENCIÓN DE EDICIÓN . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2001 Permanente
21 Ingresar en la hoja de trabajo campo 260 PIE DE IMPRENTA la siguiente información: subcampo a ciudad de publicación, subcampo b editorial, subcampo c fecha de publicación . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2002 Permanente
22 Ingresar en la hoja de trabajo campo 300 DESCRIPCIÓN FÍSICA la siguiente información: subcampo a número de páginas, subcampo p ilustrado. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2003 Permanente
23 (En caso de documento perteneciente a series o colecciones) Ingresar en la hoja de trabajo campo 440 SERIE O COLECCIÓN cualquiera de la siguiente información: subcampo a título de serie, subcampo n número en la serie, subcampo v volumen en la serie, subcampo x ISSN.  Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2004 Permanente
24 (En caso de más de un autor personal)  Ingresar en la hoja de trabajo campo 700 AUTOR PERSONAL donde constan los autores personales secundarios. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2005 Permanente
25 (En caso de documento con más de un autor) Ingresar en la hoja de trabajo campo 710 AUTOR CORPORATIVO SECUENDARIO . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2006 Permanente
26 Ingresar en la hoja de trabajo campo 859 DIGITADOR (iniciales del nombre de la persona que procesa técnicamente  el documento). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
27 Ingresar en la hoja de trabajo campo 860 FECHA DE DIGITACIÓN (fecha que se procesa técnicamente el documento). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
28 Ingresar en la hoja de trabajo campo 875 TIPO DE MATERIAL: d (documento). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
29 Ingresar en la hoja de trabajo campo 901 EXISTENCIAS donde constan los números de ejemplares de la obra. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
30 Ingresar en la hoja de trabajo campo 902 ítems de inventario, según corresponda cualquiera de la siguiente información: subcampo b código de barras; subcampo u propiedades de préstamo (1-General, 2-Referencia, 3-Reserva, 4-Tesis, 5-Monografía, 6-Documento, 7-Histórica); subcampo e Ejemplar (Ej. 1, Ej. 2, Ej. 3); subcampo v volumen; subcampo z material acompañante, subcampo o tomo; subcampo a forma de adquisición (Compra, Canje, Donación, Reposición, Reproducción, Auspicio); subcampo l precio en dólares; subcampo c fecha de entrada; subcampo d proveedor; subcampo w número de factura; subcampo f soporte físico (Impreso, Fotocopia, Dactilografía, Papel, CD, CD y Papel, Micropelícula, Microficha, Casete, Disquete, Cinta, Magnética, Multimedios, Diapositiva, Transparencias, Disco Sonoro, Cinta Sonora, Rollo, Película, Disco Láser, Artefactos Tridimensionales, Otros); subcampo t estado (Disponible, No Disponible, Procesos Técnicos, Encuadernación, Perdido, Descartado, Mutilado); subcampo s sala o ubicación (General, Referencia, Hemeroteca, Libroteca, Musicoteca, Histórica, Virtual-Audiovisuales, Ciencia y Tecnología, Humanidades y Ciencias Sociales, Procesos Técnicos, Reserva); subcampo h sede. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
31 Ingresar en la hoja de trabajo campo 997 BASE DE DATOS:  Base Documentos. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
32 Ingresar en la hoja de trabajo campo 998 UBICACIÓN: Piso 2 Hemeroteca. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
33 (De ser necesario) Ingresar en la hoja de trabajo campo 600 DESCRIPTORES PERSONALES (máximo tres). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Tesauro UASB Lista de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas, tercera edición, 1998 Lista ARMARC de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas Mayores, 2009 Permanente
34 Ingresar en la hoja de trabajo campo 650 DECRIPTORES TEMÁTICOS (máximo seis). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Tesauro UASB Lista de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas, tercera edición, 1998 Lista ARMARC de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas Mayores, 2010 Permanente
35 (En caso de que la obra trate de un lugar en específico) Ingresar en la hoja de trabajo campo 651 DESCRIPTORES GEOGRÁFICOS (máximo tres). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Tesauro UASB Lista de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas, tercera edición, 1998 Lista ARMARC de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas Mayores, 2011 Permanente
36 (En caso de que la obra trate de un lugar en específico) Ingresar en la hoja de trabajo campo 043 PAÍS. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2005 Permanente
37 Realizar el control de calidad revisando todos los campos del registro bibliográfico en la hoja de trabajo. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
38 Visualizar su presentación en el catálogo en línea de CIBUASB. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Catálogo en línea de CIBUASB Permanente
39 Registrar en la hoja  Excel Documentos Nuevos 2018 ubicada en el archivo Procesamiento técnico nuevos 2018 la siguiente información: número correlativo, código de barras, signatura topográfica, número de ejemplares, autor, título, registros analíticos, prioridad de procesamiento, notas, fecha de entrega y recepción, fecha salida salas, contraseña e-book. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  hoja  Excel Documentos Nuevos 2018 ubicada en el archivo Procesamiento técnico nuevos 2018 Permanente
40 (Una vez terminado el procesamiento técnico de los documentos) Trasladar los documentos al counter de servicio del primer piso para la revisión de las bandas de seguridad en el verificador bookcheck 3M (que permite detectar, activar y desactivar bandas de seguridad). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
41 (En caso de encontrar novedades) Entregar  a la auxiliar de circulación y préstamo para que coloque la banda de seguridad y coloque el libro en segundo piso hemeroteca. Auxiliar de circulación y préstamo    Permanente
42 Colocar los documentos verificados en el carrito de traslado ubicado en el counter de servicio 1 para ser llevados al segundo piso hemeroteca. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
43 (en caso de encontrar alguna novedad en el procesamiento técnico del material bibliográfico que se encuentran en la sala de consulta) Realizar corrección de campos en la hoja de trabajo MARC . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
44 (en caso de encontrar alguna novedad en la signatura topográfica del material bibliográfico que se encuentran en la sala de consulta) Solicitar a Responsable de Desarrollo de Colecciones su corrección.  Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
45 (en caso de encontrar alguna novedad con acondicionamiento físico (código de barras) del material bibliográfico que se encuentran en la sala de consulta) a Responsable de Desarrollo de Colecciones su corrección.  Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente