Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO: CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA  

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad   

PROCESO: PROCESAMIENTO TÉCNICO   

SUBPROCESO: PROCESAMIENTO TÉCNICO REFERENCIA

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DE PROCESOS TÉCNICOS: Yesenia Villacres  

POE No.: UASB - 11 - CIB - 4.3

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

  Responsable de Subprocesos Técnicos  

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el retiro del material de referencia de las estanterías de acondicionamiento físico hasta la colocación del material de referencia en estanterías provisionales para su ubicación en las salas del Centro de Información y Biblioteca y corrección de errores del procesamiento técnico en caso de existir

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (caso 1de inicio) Retirar materia de referencias acondicionados físicamente de la estantería provisional ubicada en el área de desarrollo de colecciones. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
2 (caso 2 inicio) Recibir materia de referencias urgentes para procesamiento técnico con acondicionamiento físico. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
3 (Paralelo con revisión de titulo y autor en catalogo en línea y código de barras en diccionario del módulo de procesamiento técnico BLIBIOSIB) Revisión del acondicionamiento físico de los materia de referencias. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
4 Reporte  de los materia de referencias con novedades de acondicionamiento físico a auxiliar de circulación y préstamo mediante llamada telefónica. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Llamada telefónica Permanente
5 Retirar los materia de referencias con novedades de acondicionamiento físico del Área de Procesamiento Técnico. Auxiliar de circulación y préstamo    Permanente
6 Recibir materia de referencias corregidos en su acondicionamiento físico por parte de auxiliar de biblioteca. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
7 Realizar revisión de los materia de referencias con la corrección del acondicionamiento físico previamente solicitado. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
8 Revisar los materia de referencias por título y autor en el "catálogo en línea" C.I.B. UASB   para confirmar que no exista otro ejemplar idéntico, si es una nueva edición o verificar que es un ejemplar único en el C.I.B. UASB. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico Catálogo en línea CIBUASB Permanente
9 (segundo, tercer ejemplar) Ingresar en hoja Excel "segundo y tercer ejemplar 2018" del archivo "Procesamiento Técnico novedades 2018" (fecha de novedad, código de barras, número de ejemplar y notas) y entregar a responsable de Desarrollo de Colecciones para su corrección. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Excel "segundo y tercer ejemplar 2018" del archivo "Procesamiento Técnico novedades 2018" Permanente
10 (para segundo y terceros ejemplares) Entregar a Responsable de Procesos Técnicos el materia de referencia corregido a  para su posterior ingreso en el módulo de procesamiento técnico Bibliosib. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
11 (En caso de encontrar un ejemplar idéntico en el catálogo en línea CIBUASB) Reportar verbalmente a responsable de desarrollo de colecciones . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
12 (en caso de una nueva edición de obra existente en el CIB UASB) Considerar la signatura topográfica del registro existente para procesamiento técnico. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
13 Revisar en el "Diccionario del Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib" el código de barras para confirmar que no se repitan. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico   Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
14 (En caso de encontrar código de barras repetido) registrar en Hoja Excel "Códigos de Barras repetidos" ubicados en el archivo Procesamiento Técnico Novedades 2018 . Responsable de desarrollo de colecciones Auxiliar de circulación y préstamo  hojas Códigos de Barras repetidos ubicados en el archivo Procesamiento Técnico Novedades 2018   Permanente
15 (en caso de código de barras repetido) Comunicar a Responsable de Desarrollo de Colecciones, para asignación de nuevo código de barras. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
16 Asignar nuevo código de barras, registrar en Hoja de Excel "Código de Barras" y entregar a responsable de Proceso Técnicos. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Hoja de Excel "Código de Barras" Permanente
17 Crear en el Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib, una nueva hoja de trabajo. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico (Yesenia Villacrés) Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
18 Guardar el registro bibliográfico, ingresando en la hoja de trabajo campo 902 ITEMS DE INVENTARIO cualquiera de la siguiente información según corresponda: subcampo b código de barras; subcampo u propiedades de préstamo (1-General, 2-Referencia, 3-Reserva, 4-Tesis, 5-Monografía, 6-Documento, 7-Histórica); subcampo e Ejemplar (Ej. 1, Ej. 2, Ej. 3); subcampo v volumen; subcampo z material acompañante, subcampo o tomo; subcampo a forma de adquisición (Compra, Canje, Donación, Reposición, Reproducción, Auspicio); subcampo l precio en dólares; subcampo c fecha de entrada; subcampo d proveedor; subcampo w número de factura; subcampo f soporte físico (Impreso, Fotocopia, Dactilografía, Papel, CD, CD y Papel, Micropelícula, Microficha, Casete, Disquete, Cinta, Magnética, Multimedios, Diapositiva, Transparencias, Disco Sonoro, Cinta Sonora, Rollo, Película, Disco Láser, Artefactos Tridimensionales, Otros); subcampo t estado (Disponible, No Disponible, Procesos Técnicos, Encuadernación, Perdido, Descartado, Mutilado); subcampo s sala o ubicación (General, Referencia, Hemeroteca, materia de referenciateca, Musicoteca, Histórica, Virtual-Audiovisuales, Ciencia y Tecnología, Humanidades y Ciencias Sociales, Procesos Técnicos, Reserva); subcampo h sede. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
19 Ingresar en la hoja de trabajo campo 020 ISBN (Correspondiente a número International Standard Book Number establecido en el materia de referencia) . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 1999 Permanente
20 Ingresar en la hoja de trabajo campo 041 IDIOMA  (el idioma en que ha sido redactada la obra). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2000 Permanente
21 Ingresar en la hoja de trabajo campo 100 [AUTOR PERSONAL] o 110 [AUTOR CORPORATIVO] según corresponda al autor de la obra. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2001 Permanente
22 (en caso de ser necesario) Confirmar la manera de ingreso del autor personal o corporativo mediante la revisión de  los siguientes catálogos:  catálogo en línea CIBUASB, catálogo en línea de la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, Catálogo en Línea WorldCat, Catálogo en línea de Autoridades de la Biblioteca Nacional de España, Catálogo en línea PUCE, Catálogo en línea FLACSO. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  http://biblioteca.uasb.edu.ec/catalogo/libre.htm https://catalog.loc.gov https://www.worldcat.org http://catalogo.bne.es/uhtbin/authoritybrowse.cgi https://www.puce.edu.ec/sitios/biblioteca/busqueda/ https://www.flacso.edu.ec/biblio/opac/ Permanente
23 Ingresar en la hoja de trabajo campo 245 TITULO PROPIAMENTE DICHO (correspondiente al titulo de la obra). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2000 Permanente
24 Ingresar en la hoja de trabajo campo 250 MENCIÓN DE EDICIÓN (correspondiente al número de edición). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2001 Permanente
25 Ingresar en la hoja de trabajo campo 260 PIE DE IMPRENTA (correspondiente a la siguiente información: subcampo a ciudad de publicación, subcampo b editorial, subcampo c fecha de publicación) . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2002 Permanente
26 Ingresar en la hoja de trabajo campo 300 DESCRIPCIÓN FISICA (la descripción física con la siguiente información: subcampo a número de páginas, subcampo p ilustrado). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2003 Permanente
27 (en caso de materia de referencias pertenecientes a series o colecciones) Ingresar  en la hoja de trabajo campo 440 SERIE O COLECCIÓN cualquiera de la siguiente información: subcampo a título de serie, subcampo n número en la serie, subcampo v volumen en la serie, subcampo x ISSN . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2004 Permanente
28 (en caso de materia de referencias con más de un autor personal) Ingresar en la hoja de trabajo campo 700 AUTOR PERSONAL Secundarios. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2005 Permanente
29 (en caso de materia de referencia con más de un autor corporativo) Ingresar en la hoja de trabajo campo 710 AUTORES CORPORATIVOS Secundarios. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2006 Permanente
30 Ingresar en la hoja de trabajo campo 859 DIGITADOR (iniciales del nombre de la persona que procesa técnicamente  el materia de referencia). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
31 Ingresar en la hoja de trabajo campo 860 FECHA DIGITACIÓN (fecha que se procesa técnicamente el materia de referencia). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
32 Ingresar en la hoja de trabajo campo 875 TIPO MATERIAL:  m (monográfico), mc (monográfico de colección), MONOGRAFIA, ms (monográfico de serie). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
33 Ingresar en la hoja de trabajo campo 901 EXISTENCIAS (correspondiente a número de ejemplares disponibles en el C.I.B UASB). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
34 Ingresar en la hoja de trabajo campo 997 BASE DE DATOS: Base Referencia. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
35 (en caso por ejemplo de biografías o memorias) Ingresar  en la hoja de trabajo campo 600 DESCRIPTORES PERSONALES (máximo tres). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Tesauro UASB Lista de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas, tercera edición, 1998 Lista ARMARC de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas Mayores, 2009 Permanente
36 Ingresar en la hoja de trabajo campo 650 DESCRIPTORES TEMÁTICOS (máximo seis). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Tesauro UASB Lista de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas, tercera edición, 1998 Lista ARMARC de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas Mayores, 2010 Permanente
37 (de ser necesario cuando la obra trata de un lugar geográfico especifico) Ingresar en la hoja de trabajo campo 651 DESCRIPTORES GEOGRAFICOS (máximo tres). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Tesauro UASB Lista de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas, tercera edición, 1998 Lista ARMARC de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas Mayores, 2011 Permanente
38 (de ser necesario cuando la obra trata de un lugar geográfico especifico) Ingresar  en la hoja de trabajo campo 043 PAÍS. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2005 Permanente
39 Ingresar en la hoja de trabajo campo 082 SIGNATURA TOPOGRAFICA , subcampo a el numero Dewey mediante el uso del Tesauro UASB o uso del Sistema de Clasificación Decimal Dewey edición 21. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Tesauro UASB Sistema de Clasificación Decimal Dewey, ediciones  21 (2000) y 22 (2017) Para derecho se usa el  Sistema de Clasificación Decimal Dewey basado en la 18ª. edición con adiciones de la 19ª. Edición Permanente
40 (Si es necesario confirmar el número Dewey a utilizar) Consultar los siguientes catálogos: catálogo en línea CIBUASB,  catálogo en línea de la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos,  Catálogo en línea PUCE, Catálogo en línea FLACSO. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  http://biblioteca.uasb.edu.ec/catalogo/libre.htm https://catalog.loc.gov https://www.puce.edu.ec/sitios/biblioteca/busqueda/ https://www.flacso.edu.ec/biblio/opac/ Permanente
41 Generar en el programa "OCLC Dewey Cutter Programa" el número de autor cutter . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  OCLC Dewey Cutter Programa Permanente
42 Ingresar en la hoja de trabajo campo 082 SIGNATURA TOPOGRAFICA subcampo b el número de autor Cutter. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib OCLC Dewey Cutter Program  Permanente
43 Ingresar la marca de trabajo al final del número de autor cutter que se obtiene a partir de la primera letra del título menos el, la ,los las, un, una, unos, unas. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
44 (en caso de ser necesario) Ingresar en la hoja de trabajo campo 082 SIGNATURA TOPOGRÁFICA subcampo f  por ejemplo: la fecha de número de edición u otra información. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, Bogotá, revisión 2003 Reglas de Catalogación, edición nuevamente revisada, Madrid, 2005 Permanente
45 Revisar en el diccionario del Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib para verificar que no se repita el número cutter entre dos autores diferentes dentro de un área del conocimiento . Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
46 (En caso de repetirse el número Cutter) Añadir un número más que  es obtenido en el  OCLC Dewey Cutter Program o de las Pautas para asignación del código Cutter (según segundo apellido, primer nombre o segundo nombre). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Pautas para asignación del código Cutter Permanente
47 Confirmar que el número cutter sea único para el autor de la obra dentro de un área del conocimiento.  Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
48 Ingresar en la hoja de trabajo campo 998 UBICACIÓN FÍSICA: Piso 1 Sala Arte e Historia. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
49 Realizar control de calidad revisando todos los campos del registro bibliográfico en la hoja de trabajo. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Catálogo en línea de CIBUASB Permanente
50 Visualizar presentación del registro bibliográfico en el catálogo en línea de CIBUASB. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
51 Colocar con lápiz la signatura topográfica (número DEWEY, número CUTTER y otra información) en la portada. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
52 Registrar en la hoja Excel materia de referencias Nuevos 2018 del archivo Procesamiento técnico nuevos 2018 la siguiente información: fecha de procesamiento, código de barras, signatura topográfica, número de ejemplares, autor, título, registros analíticos, prioridad de procesamiento, notas, fecha de entrega y recepción, fecha salida salas, contraseña e-book. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico  Hoja Excel materia de referencias Nuevos 2018 del archivo Procesamiento técnico nuevos 2018 Permanente
53 Entregar materia de referencias para impresión de etiquetas o tejuelos a responsable de desarrollo de colecciones. Responsable de desarrollo de colecciones   Permanente
54 Recibir materia de referencias con tejuelos impresos. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
55 Confirmar signaturas topográficas impresas en tejuelo (en caso de inconsistencia se entrega a Responsable de Desarrollo de Colecciones para su corrección) durante la colocación de tejuelos y protectores de plástico. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
56 Recibir de Responsable de desarrollo de colecciones los materia de referencias con los tejuelos corregidos. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
57 Colocar tejuelos corregidos y protector plástico. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
58 Trasladar los materia de referencias al counter de servicio del primer piso para la revisión de las bandas de seguridad en el verificador de materia de referencias bookcheck 3M (que permite detectar, activar y desactivar bandas de seguridad). Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
59 (En caso de encontrar novedades) Entregar  a la auxiliar de circulación y préstamo para que coloque la banda de seguridad y coloque el materia de referencia en la estantería provisional ubicada en la sala de arte e historia ubicada en el primer piso. Auxiliar de circulación y préstamo    Permanente
60 Trasladar los materia de referencias a estantería provisional ubicada en la sala de arte e historia en el primer piso. Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
61 (en caso de encontrar alguna novedad en el procesamiento técnico del material bibliográfico que se encuentran en la sala de consulta) Realizar corrección de campos en la hoja de trabajo MARC.  Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
62 (en caso de encontrar alguna novedad en la signatura topográfica del material bibliográfico que se encuentran en la sala de consulta) Solicitar a Responsable de Desarrollo de Colecciones su corrección.  Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente
63 (en caso de encontrar alguna novedad con acondicionamiento físico (código de barras) del material bibliográfico que se encuentran en la sala de consulta) a Responsable de Desarrollo de Colecciones su corrección.  Responsable del Subproceso de Procesamiento Técnico    Permanente