Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:   CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA UASB  

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: FONDOS AUDIOVISUALES  

SUBPROCESO: FONDO DE LA PALABRA

ELABORADOR POR: REFERENCISTA DE SERVICIOS AUDIOVISUALES: Rosario Parra  

POE No.: UASB - 11 - CIB - 3.3

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Referencista de Servicios Audiovisuales

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

 El proceso abarca las actividades desde el establecimiento de convenios entre los donantes con el Centro de Información y Biblioteca, hasta el uso del material audiovisual del Fondo de la Palabra por parte de los usuarios

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Caso 1) Establecer convenios con UASB para entrega de donaciones. Donante   Permanente
2 (Caso 2) Solicitar reunión con Jefe de biblioteca para donación de fondo audiovisual. Donante   Permanente
3 (Caso 1 y caso 2) Recibir donaciones de memorias de procesos históricos. Jefe de Centro de Información y Biblioteca Personal biblioteca    Permanente
4 Entregar a Responsable de Fondos Audiovisuales para su procesamiento y posterior servicio de la información. Jefe de Centro de Información y Biblioteca Personal biblioteca    Permanente
5 Recibir por parte de personal de biblioteca material audiovisual donado. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
6 Realizar inventario de material audiovisual donado en documento en Word "Inventario material recibido de Fondo de la Palabra" ( cantidad, titulo y fecha de casete, formato) según información establecida en cada casete. Responsable de Fondo Audiovisual  Hoja en Word "Inventario material recibido de Fondo de la Palabra" Permanente
7 Identificar y colocar donaciones históricas en espacios adecuados para su conservación hasta procesamiento en forma ordenada. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
8 Digitalizar y editar el audio con programa de edición en formato mp3. Responsable de Fondo Audiovisual  Programa AudiCity  Permanente
9 Asignar signatura topográfica para archivar el audio en carpeta correspondiente. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
10 Escuchar audio completo y generar árbol de conocimiento. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
11 Establecer descriptores temáticos para clasificación de audios. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
12 Generar ficha en Word de cada casete con descriptores establecido y enviar a Jefe de Centro de Información y Biblioteca. Responsable de Fondo Audiovisual  Ficha Word Permanente
13 Recibir ficha en Word y normalizar información. Jefe de Centro de Información y Biblioteca   Ficha Word Permanente
14 (En caso de ser necesario) Solicitar correcciones en fichas de audios. Jefe de Centro de Información y Biblioteca   Ficha Word Permanente
15 Realizar correcciones según lo acordado con Jefe de CIB UASB. Responsable de Fondo Audiovisual  Ficha Word Permanente
16 Ingresar material digitalizado a base de datos (catalogación) con descriptores previamente establecidos. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
17 Ingresar Campo CÓDIGO. Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
18 Ingresar Campo TITULO (entrevistado). Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
19 Ingresar campo AUTOR. Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
20 Ingresar Campo LUGAR. Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
21 Ingresar campo DESCRIPTORES. Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
22 Ingresar campo FECHA (donde consta la fecha aproximada de entrevista). Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
23 Ingresar campo FECHA DE PUBLICACIÓN (donde consta la fecha de ingreso de publicación).  Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
24 Ingresar campo FORMATO. Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
25 Ingresar campo RESUMEN (donde consta el resumen normalizado). Responsable de Fondo Audiovisual  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
26 Subir información a Base de Datos de la pagina web del Fondo de Audio de la Palabra del CIB UASB. Jefe de Centro de Investigación y Biblioteca  Módulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
27 Solicitar acceso a Fondo de Audio de la Palabra  a Responsable de Fondos Audiovisuales (mediante correo electrónico o personalmente). Usuarios CIB UASB Correo electrónico Permanente
28 Entregar formulario para acreditarse como usuario a solicitantes adjuntando Normativa de Uso Fondo de la Palabra. Responsable de Fondo Audiovisual  Formulario de Acreditación  Permanente
29 Llenar solicitud y enviar a Responsable de Fondo Audiovisual.  Usuarios CIB UASB Formulario de Acreditación  Permanente
30 Recibir solicitud de uso de fondo y enviar a Jefe de Biblioteca. Responsable de Fondo Audiovisual  Formulario de Acreditación  Permanente
31 Autorizar, negar o sugerir otras fuentes de información. Jefe CIB UASB Formulario de Acreditación  Permanente
32 Emitir resolución de solicitud y enviar a Responsable de Fondos Audiovisuales. Jefe CIB UASB Formulario de Acreditación  Permanente
33 Recibir y comunicar resolución de solicitud mediante correo electrónico o llamada a usuario. Responsable de Fondo Audiovisual  Correo electrónico Permanente
34 Establecer horarios y fechas para consulta de Fondo de la Palabra de audio  conjuntamente con usuario.  Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
35 Habilitar pagina de Fondo de la Palabra en puntos de acceso previamente establecidos. Responsable de Fondo Audiovisual  Fondo de la Palabra Permanente
36 Llenar datos en el Registro de Usuarios. Usuarios CIB UASB Registro de Usuarios  Permanente
37 Explicar a Usuario, contenido y metodología de búsqueda, apertura de enlace para escuchar audios y forma de citar. Responsable de Fondo Audiovisual  Fondo de la Palabra Permanente
38 Entregar a usuario trípticos de información de Fondo de la Palabra  para su difusión. Responsable de Fondo Audiovisual  Fondo de la Palabra Permanente
39 Brindar asistencia en material bibliográfico adicional para investigación de usuarios (base de datos digitales, colecciones bibliográficas, etc.).  Responsable de Fondo Audiovisual  Fondo de la Palabra Permanente
40 Solicitar a Usuario una copia de resultado de trabajo de investigación para ser incorporado al fondo de la biblioteca. Responsable de Fondo Audiovisual  Fondo de la Palabra Permanente
41 Usar material de audio de Fondo de la Palabra. Usuarios CIB UASB Fondo de la Palabra Permanente