Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:  CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA UASB  

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: FONDOS AUDIOVISUALES  

SUBPROCESO: FONDO DOCUMENTAL AFROANDINO - FOTOGRAFIAS

ELABORADOR POR: REFERENCISTA DE SERVICIOS AUDIOVISUALES: Rosario Parra

POE No.: UASB - 11 - CIB - 3.2

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Referencista de Servicios Audiovisuales

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el establecimiento de convenios entre los donantes con el Centro de Información y Biblioteca, hasta el uso del material audiovisual del Fondo Documental Afro Andino por parte de los usuarios 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Caso 1)Establecer convenios con UASB para entrega de donaciones. Donante   Permanente
2 (Caso 2)Solicitar reunión con Jefe de biblioteca para donación de fondo audiovisual. Donante   Permanente
3 (Caso 1 y caso 2) Recibir donaciones de memorias de procesos históricos. Jefe de Centro de Información y Biblioteca Personal biblioteca    Permanente
4 Entregar a Responsable de Fondos Audiovisuales para su procesamiento y posterior servicio de la información.  Jefe de Centro de Información y Biblioteca Personal biblioteca    Permanente
5 Recibir por parte de personal de biblioteca material audiovisual donado.  Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
6 Realizar inventario de material audiovisual donado en documento en Word "Inventario material recibido de Fondo Documental Afro Andino" ( cantidad, titulo y fecha de fotografía, formato) según información establecida en fotografías. Responsable de Fondo Audiovisual  Hoja en Word "Inventario material recibido de Fondo Afro andino" Permanente
7 Identificar y colocar donaciones históricas en espacios adecuados para su preservación hasta procesamiento en forma ordenada. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
8 Archivar negativos y diapositivas en carpetas de papel encerado.  Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
9 Escanear negativos y diapositivas en formato jpg en alta resolución y establecer código según carpetas físicas de archivo (tomando en cuenta el nombre de la capeta, número de pág., columna y fila). Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
10 Guardar escaneados de negativos y diapositivas en carpetas digitales en forma ordenada. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
11 Generar árbol de conocimientos del contenido de las fotografías. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
12 Establecer descriptores temáticos para clasificación de fotografías (identidad cultural afro ecuatoriana, territorialidad, situación económica social, retratos, personajes, etc). Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
13 Ingresar material digitalizado a base de datos (catalogación) con descriptores previamente establecidos. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
14 Ingresar Campo 002 SIGNATURA TOPOGRAFICA. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
15 Ingresar Campo 003 SIGNATURA DIGITAL. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
16 Ingresar campo 006 FECHA DE ENTRADA. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
17 Ingresar Campo 008 FOTOGRAFO. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
18 Ingresar Campo 010 TITULO DE LA FOTO. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
19 Ingresar Campo 013 SOPORTE. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
20 Ingresar Campo 014 FORMATO. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
21 Ingresar Campo 022 ENFOQUE COMPOSICIÓN. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
22 Ingresar Campo 023 PUNTO DE VISTA. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
23 Ingresar Campo 024 ESTRUCTURA FORMAL. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
24 Ingresar Campo 026 DESCRIPTORES ONOMÁSTICOS. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
25 Ingresar Campo 027 DESCRIPTORES GEOGRÁFICOS. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
26 Ingresar Campo 028 DESCRIPTORES TEMÁTICOS. Responsable de Fondo Audiovisual  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
27 Subir información a Base de Datos de la pagina web del Fondo Documental Afro Andino del CIB UASB. Jefe de Centro de Investigación y Biblioteca  Modulo de Procesamiento Técnico Bibliosib Permanente
28 Solicitar acceso a Fondo Documental Afro Andino a Responsable de Fondos Audiovisuales (mediante correo electrónico o personalmente). Usuarios CIB UASB   Permanente
29 Entregar formulario para acreditarse como usuario a solicitantes adjuntando Normativa de Uso Fondo Documental Afro Andino. Responsable de Fondo Audiovisual  Formulario de Acreditación  Permanente
30 Llenar solicitud y enviar a Responsable de Fondo Audiovisual. Responsable de Fondo Audiovisual  Formulario de Acreditación  Permanente
31 Recibir solicitud de uso de Fondo Documental Afro Andino y enviar a Jefe de Biblioteca y docente de Estudios Afro Andinos. Responsable de Fondo Audiovisual  Formulario de Acreditación  Permanente
32 Autorizar, negar o sugerir otras fuentes de información. Jefe CIB UASB Docente de Estudios Afro andinos Formulario de Acreditación  Permanente
33 Emitir resolución de solicitud y enviar a Responsable de Fondos Audiovisuales. Jefe CIB UASB Docente de Estudios Afro andinos Formulario de Acreditación  Permanente
34 Comunicar resolución de solicitud mediante correo electrónico o llamada a usuario. Responsable de Fondo Audiovisual  Correo electrónico Permanente
35 Establecer horarios y fechas para consulta de fondos fotográfico  conjuntamente con usuario. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
36 Llenar datos en el Registro de Usuarios.  Usuarios CIB UASB Registro de Usuarios  Permanente
37 Explicar a Usuario, contenido y metodología de búsqueda y forma de citar. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
38 Entregar a usuario trípticos de información de Fondo Afro Andino para su difusión. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
39 Brindar asistencia en material bibliográfico adicional para investigación de usuarios (Repositorio digital, colecciones bibliográficas, etc.).   Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
40 Solicitar a Usuario una copia de resultado de trabajo de investigación para ser incorporado al fondo de la biblioteca. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
41 (CASO 1) Usar material Fotográfico de Fondo Afro Andino. Usuarios CIB UASB Fondo Audiovisual Afro andino Permanente
42 (CASO2) Solicitar a Jefe de Centro de Información y Biblioteca  autorización de préstamo de Fotografías ampliadas y enmarcadas para exposiciones de fotos únicamente con fines culturales y educativos. Usuarios CIB UASB Solicitud Permanente
43 Recibir solicitud y comunicar resolución  a Usuario y Responsable de Fondo Audiovisual. Jefe CIB UASB Correo electrónico Permanente
44 Preparar fotografías ampliadas para exposición resguardando su integridad. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
45 Solicitar firma de Salida y Compromiso de Devolución a usuario. Responsable de Fondo Audiovisual  Documento de Entrega y Compromiso de Devolución Permanente
46 Utilizar fotografías ampliadas para realización de exposiciones culturales y educativas. Usuarios CIB UASB   Permanente
47 Devolver fotografías ampliadas a CIB UASB. Usuarios CIB UASB   Permanente
48 Revisar condiciones de devolución  y almacenar fotografías. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente
49 (CASO3) Solicitar a Jefe de Centro de Información y Biblioteca autorización para publicación  de Fotografías con fines culturales y educativos. Usuarios CIB UASB Solicitud de Publicación Fotografías  Permanente
50 Recibir solicitud y comunicar resolución a Usuario y Responsable de Fondo Audiovisual. Jefe CIB UASB Solicitud de Publicación Fotografías  Permanente
51 (en caso de aprobación de solicitud) Seleccionar fotografías según criterios establecidos para publicación. Responsable de Fondo Audiovisual  Solicitud de Publicación Fotografías  Permanente
52 Entregar fotografías de forma digital y formato de Cita de fuente. Responsable de Fondo Audiovisual    Permanente