Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:    CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA  

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES   

 SUBPROCESO: DONACIONES COLECCIONES

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DESARROLLO DE COLECCIONES: Edith Valle

BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TÉCNICOS: Marcelo Ayala

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.9  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida  


RESPONSABLE:

Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB, Responsable de Desarrollo de Colecciones, Bibliotecario de Procesos Técnicos

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el acercamiento para donaciones de colecciones y la entrega de material bibliográfico para acondicionamiento físico. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Realizar acercamiento entre UASB y los donantes (personas naturales e  instituciones). Miembros UASB (Rector, Vicerrector, Directores de Área, Jefe de Biblioteca, Jefe de Departamentos, etc.)   Permanente
2 Comunicar a Jefe de Centro de Información y Biblioteca sobre interés de donación de colecciones. Miembros UASB (Rector, Vicerrector, Directores de Área, Jefe de Departamentos, etc.)   Permanente
3 Recibir comunicación y programar una evaluación in-situ de colección. Jefe CIB UASB   Permanente
4 Coordinar con Responsable de Desarrollo de Colecciones y Bibliotecario de Procesos Técnicos para evaluación in-situ de colección. Jefe CIB UASB   Permanente
5 Realizar visita in-situ y verificar las condiciones físicas en la que se encuentra el material. Bibliotecario de Procesos Técnicos   Permanente
6 Elaborar "Informe de Visita". Bibliotecario de Procesos Técnicos Informe de Visita Una vez realizada la visita In - Situ
7 Enviar mediante correo electrónico o de forma personal o ambas el informe de la visita realizada a Jefe de Centro de Información y Biblioteca. Bibliotecario de Procesos Técnicos Correo electrónico Una vez realizada la visita In - Situ
8 Analizar "Informe de visita" y decidir si se acepta o no la donación. Jefe de Centro de Información y Biblioteca Informe de Visita Una vez realizada la visita In - Situ
9 (en caso de que si se acepte) Conformar equipo de trabajo con Bibliotecaria Responsable de Desarrollo de Colecciones,  Bibliotecario de Procesos Técnicos y demás personal de biblioteca cuando sea necesario. Jefe de Centro de Información y Biblioteca   Permanente
10 Solicitar a Control de Bienes mediante Memorándum los materiales necesarios para el traslado de la donación (cajas, cintas de embalaje, guantes, mascarillas, marcadores, esfero, tijeras, libretas de anotación, franela). Responsable de Desarrollo de Colecciones  Memorándum Solicitud de materiales  2 semanas antes de visita
11 Recibir memorándum y preparar materiales. Control de bienes  Memorándum Solicitud de materiales  Permanente
12 Recibir material solicitado de control de bienes. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Memorándum Solicitud de materiales  Permanente
13 Elaborar cronograma de visitas  conjuntamente con donante previo a traslado de colección (donde consta días, horas y lugar). Jefe de Centro de Información y Biblioteca Bibliotecario de Procesos Técnicos Cronograma de visitas 1 semana antes de visitas
14 Recibir y aprobar cronograma de trabajo (en caso de ser necesario, se puede solicitar cambios). Donante  Cronograma de visitas 1 semana antes de visitas
15 Trasladarse a lugar de donación con material necesario para embalaje y mandiles de trabajo. Jefe biblioteca Bibliotecario de Procesos Técnicos Bibliotecaria Responsable de Desarrollo de Colecciones     Permanente
16 Armar cajas (colocar numeración en caja, nombre de donante y fecha). Jefe biblioteca Bibliotecario de Procesos Técnicos Bibliotecaria Responsable de Desarrollo de Colecciones     Permanente
17 Realizar embalaje de material bibliográfico previo limpieza de polvo y cerrar cajas. Jefe biblioteca Bibliotecario de Procesos Técnicos Bibliotecaria Responsable de Desarrollo de Colecciones     Permanente
18 Ubicar en un determinado lugar del sitio de donación las cajas listas para traslado.  Jefe biblioteca Bibliotecario de Procesos Técnicos Bibliotecaria Responsable de Desarrollo de Colecciones     Permanente
19 (en caso de ser necesario) Solicitar a Jefe Administrativo mediante correo electrónico se realice fumigación a material bibliográfico previo ingreso al deposito del CIB UASB. Bibliotecario de Procesos Técnicos   Permanente
20 Coordinar con donante la fecha, hora y lugar para fumigación de material bibliográfico. Bibliotecario de Procesos Técnicos   Permanente
21 Recibir correo electrónico y verificar fecha, hora y lugar de fumigación a Bibliotecario de Proceso Técnicos.  Jefe de Jefatura Administrativa    Permanente
22 Realizar fumigación en fecha, hora y lugar acordados con el donante. Bibliotecario de Procesos Técnicos   Permanente
23 Elaborar informe de realización de fumigación donde conste quienes participaron, fecha y demás detalles que se consideren necesarios y enviar mediante correo electrónico a Jefe de CIB UASB. Bibliotecario de Procesos Técnicos Informe de realización de fumigación Permanente
24 Recibir informe y archivar. Jefe de CIB UASB Informe de realización de fumigación Permanente
25 Gestionar transporte para traslado de material bibliográfico donado.  Responsable de Desarrollo de Colecciones     Una vez terminado el embalaje 
26 Solicitar factura a transportista. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Factura  Permanente
27 Emitir factura a nombre de Jefe de Centro de Información y Biblioteca(Responsable de Caja Chica). Responsable de Desarrollo de Colecciones   Factura  Permanente
28 Pagar a transportista con dinero de caja chica. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
29 Solicitar a D.A.F Comprobante de Liquidación de Compra y Servicios.  Responsable de Desarrollo de Colecciones Comprobante de Liquidación de Compra y Servicios Permanente
30 Realizar liquidación de compra. Responsable de Desarrollo de Colecciones Comprobante de Liquidación de Compra y Servicios Permanente
31 Solicitar a D.A.F la reposición de fondo de caja chica adjuntando factura de transportista y "comprobante de liquidación de compra y servicios". Bibliotecaria Responsable de Desarrollo de Colecciones Comprobante de Liquidación de Compra y Servicios Factura Permanente
32 Recibir documentación y emitir cheque de reposición a nombre de Responsable de Caja Chica. D.A.F   Permanente
33 Cobrar cheque de reposición de caja chica. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
34 Solicitar a Jefatura Administrativa mediante correo electrónico  la elaboración de Sello con datos de Donante (Donación, (Nombre de donante). Responsable de Desarrollo de Colecciones Correo electrónico Permanente
35 Recibir solicitud y generar sellos de donante.  Jefatura Administrativa  Correo electrónico Permanente
36 Recibir sello de donante.  Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
37 Coordinar con personal de limpieza para traslado y ubicación de material bibliográfico en deposito de la Biblioteca.  Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
38 Ingresar material bibliográfico a Deposito de C.I.B. UASB para su posterior procesamiento.  Bibliotecario de Procesos Técnicos Bibliotecaria Responsable de Desarrollo de Colecciones     Permanente
39 Registrar datos de inventario para todo material bibliográfico (en caso de libro registrar en la parte lateral izquierda de la portada de libro con lápiz) (Donación, sello donante, quien donó, fecha de donación y valor $1.00). Responsable de Circulación y préstamo    Permanente
40 Entregar material bibliográfico a Responsable de Desarrollo de Colecciones.  Responsable de Circulación y préstamo    Permanente
41 Verificar datos de inventario en material bibliográfico ( en caso de no existir información solicitar datos y completar datos). Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
42 Realizar selección de material bibliográfico analizando su pertinencia para ingreso a la colección de la C.I.B UASB. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
43 (en caso de libros y documentos) Revisar en "Catalogo en línea" si existe otro ejemplar de material bibliográfico.  Responsable de Desarrollo de Colecciones  Catalogo en línea Permanente
44 (en caso de CD) Enviar a auxiliar de biblioteca para su acondicionamiento físico (subproceso - Acondicionamiento físico CD).  Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
45 Asignar código de barras en material bibliográfico  (excepto CD y revistas) y registra el código de barras asignado en documento Excel "Asignación de código de barras" (fecha, código de barra, titulo, autor, valor). Responsable de Desarrollo de Colecciones  Hoja en Excel "Asignación de código de barras"  Permanente
46 Imprimir código de barras y colocar en material bibliográfico conjuntamente con protector plástico.  Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
47 Enviar material bibliográfico a acondicionamiento físico. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
48  Realizar acondicionamiento físico de material bibliográfico (Proceso- Desarrollo de Colecciones). Personal Circulación y préstamo     Permanente