Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:    CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA     

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES   

SUBPROCESO: ACONDICIONAMIENTO FÍSICO DOCUMENTOS

ELABORADOR POR: AUXILIAR DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO: María Gabriela Viteri   

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.6    

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Auxiliar de Circulación y Préstamo

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el retiro de documentos del área de Desarrollo de Colecciones, hasta la colocación de los documentos acondicionados físicamente en estanterías provisionales para su procesamiento técnico

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Retirar documentos del área de adquisiciones verificando que tenga código de barras. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
2 (si no tiene código de barras) Solicitar colocación y registro de código de barras a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
3 Colocar código de barras y registrar en Hoja en Excel "Asignación de código de barras" . Responsable de Desarrollo de Colecciones Hoja en Excel "Asignación de código de barras" Permanente
4 Entregar documento con código de barras a auxiliar de circulación y préstamo. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
5 (en caso de que si tenga código de barras) Verificar en documento Excel "Correlativo Documentos ", número correlativo a asignar para evitar duplicación de códigos. Auxiliar de Circulación y Préstamos Hoja Excel "Correlativo Documentos " Permanente
6 Ingresar en documento Excel "Correlativo Documentos" junto al número correlativo asignado para el libro, el  código de barras y fecha de ingreso. Auxiliar de Circulación y Préstamos Hoja Excel "Correlativo Documentos " Permanente
7 Verificar en Base de Datos del CIB UASB, si existe o no otros ejemplares de documentos en el CIB UASB. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
8 (en caso de otros ejemplares en el CIB UASB) Colocar junto a número correlativo por imprimir "duplicado" o "triplicado" o "cuarto ejemplar" según sea el caso . Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
9 Imprimir número correlativo y colocarlo en la superior derecha de la portada. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
10 Registrar inventario en la parte lateral izquierda de la portada del documento donde consta (forma de adquisición, fecha, número de factura en caso de compra, valor de documento) . Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
11 Sellar con sello de la UASB el documento en la parte posterior de la portada, página 27 y en el borde frontal. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
12 Colocar banda de seguridad según dimensión de documento. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
13 Colocar con pegamento en la parte posterior la "Ficha de Préstamo". Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
14 Ubicar documento en estanterías provisionales para procesamiento técnico (subproceso procesamiento técnico de Documentos). Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente