Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:    CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA   

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad     

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES   

SUBPROCESO:  ACONDICIONAMIENTO FÍSICO REVISTAS

ELABORADOR POR: AUXILIAR DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO: María Gabriela Viteri  

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.5  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Auxiliar de Circulación y Préstamo

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el retiro de revistas del área de Desarrollo de Colecciones, hasta la colocación de las revistas acondicionados físicamente en cajas de hemeroteca

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Retirar revistas de estantería provisional del área de Desarrollo de Colecciones. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
2 Registrar el último número de revista en documento Excel "Inventario Revistas" . Auxiliar de Circulación y Préstamos Hoja en Excel "Inventario Revistas"  Permanente
3 Sellar revista con sello de la CIB UASB en el índice, página 27 y lomo de revista. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
4 Verificar en Catálogo en línea del CIB UASB, si existe o no otros ejemplares en el CIB UASB. Auxiliar de Circulación y Préstamos Catálogo en Línea CIB UASB Permanente
5 (en caso de otros ejemplares en el CIB UASB) Entregar revistas de segundo o terceros ejemplar a responsable de Desarrollo de Colecciones para ubicación en estanterías. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
6 (en revistas de primer ejemplar) Sacar copias del índice. Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
7 Colocar la copia del índice de la última revista en carpetas ubicadas en el área de Hemeroteca según orden alfabético.  Auxiliar de Circulación y Préstamos   Permanente
8 (en caso de ser necesario) Solicitar mediante correo electrónico a Control de Bienes caja para documentos. Auxiliar de Circulación y Préstamos  Correo electrónico Permanente
9 Recibir solicitud y contactar a auxiliar de Circulación y préstamo para retiro de cajas. Control de Bienes    Permanente
10 Retirar cajas de Control de Bienes. Auxiliar de Circulación y Prestamos   Permanente
11 Armar caja para almacenamiento de revistas. Auxiliar de Circulación y Prestamos   Permanente
12 Colocar etiqueta donde consta nombre de revista, número de primer ejemplar de revista a ser ubicado en caja y fecha. Auxiliar de Circulación y Prestamos   Permanente
13 Guardar revistas en cajas asignadas en el área de hemeroteca. Auxiliar de Circulación y Prestamos   Permanente
14 (en caso de alcanzar la capacidad máxima de la caja y estar completa la serie de revistas ) Elaborar "Listado"  detallado de revistas pertenecientes a  caja donde consta (nombre de la revista, número de ejemplares, año de ejemplares).  Auxiliar de Circulación y Prestamos   Permanente
15 Colocar en etiqueta de caja número y año de ultimo ejemplar colocado en la caja. Auxiliar de Circulación y Prestamos   Permanente
16 Entregar revistas junto con "Listado" a Responsable de Circulación y Préstamo.  Auxiliar de Circulación y Prestamos   Permanente
17 Recibir revistas y listado. Responsable circulación y Préstamo    Permanente
18 Comunicarse con proveedor de empastado y solicitar empaste para revistas (subproceso empaste). Responsable circulación y Préstamo    Permanente
19 Recibir empastado de revistas y colocar en caja utilizada previamente. Responsable circulación y Préstamo    Permanente
20 (en caso de alcanzar la capacidad máxima de la caja, pero no estar completa la serie de revistas ) Almacenar caja para su uso. Responsable circulación y Préstamo    Permanente