Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:   CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad    

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES   

SUBPROCESO: ACONDICIONAMIENTO FÍSICO TESIS

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DE CIRCULACIÓN Y PRESTAMO: Angélica Cordero

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.3

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Responsable de Circulación y Préstamo 

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la entrega de Tesis por parte de Secretaría General a Responsable de Circulación y Préstamo, hasta la colocación de Tesis acondicionadas físicamente en estanterías provisionales para su procesamiento técnico

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Recibir Tesis de Secretaría General junto con Hoja de Registro y CD. Responsable de Circulación y Préstamos Tesis  Permanente
Hoja de Registro Tesis
2 Revisar "Hoja de Registro" que coincida con datos de Tesis. Responsable de Circulación y Préstamos Hoja de Registro Tesis Permanente
3 (si no concuerdan datos) Devolver tesis con hoja de registro a Secretaría General. Responsable de Circulación y Prestamos Tesis  Permanente
Hoja de Registro Tesis
4 Revisar información de CD que concuerde con Tesis impresa y que cumpla con formato de UASB. Responsable de Circulación y Préstamos CD Permanente
5 (en caso de que no concuerde o no tenga el formato establecido) Devolver Tesis a Secretaría General. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
6 Ordenar tesis según área, maestría y mención. Responsable de Circulación y Préstamos Tesis  Permanente
7 Asignar número correlativo a Tesis. Responsable de Circulación y Préstamos Tesis  Permanente
8 Registrar en hoja de Excel "Etiquetas para Tesis" el número correlativo asignado. Responsable de Circulación y Préstamos  Hoja de Excel "Etiquetas para Tesis" Permanente
9 Imprimir número correlativo por duplicado en etiquetas tomates y en hoja de papel bond con arial 14 y negrilla. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
10 Colocar una etiqueta del número correlativo en la tesis, en la parte superior derecha a 1cm de los bordes. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
11 Colocar una etiqueta del número correlativo en el CD, donde no se comprometa texto. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
12 Colocar número correlativo en papel y protector plástico en el lomo a 1 cm de borde inferior. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
13 Elaborar listado en Excel de Tesis por empastar (número correlativo, autor, titulo, área, maestría y mención). Responsable de Circulación y Préstamos Hoja de Excel Tesis para empaste  Permanente
14 Solicitar por correo electrónico a Responsable de Desarrollo de Colecciones presupuesto para empaste ajuntando listado de Tesis.  Responsable de Circulación y Préstamos Correo electrónico Cuando se cumpla con la cantidad mínima para empaste
15 Recibir correo electrónico y solicitar a D.A.F aprobación. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente
16 Recibir solicitud y aprobar presupuesto para empaste de Tesis. D.A.F Correo electrónico Permanente
17 Recibir confirmación de presupuesto para Empaste y comunicar a Responsable de Circulación y préstamo. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente
18 Recibir aprobación de presupuesto y contactar a proveedor. Responsable de Circulación y Préstamos Correo electrónico Permanente
19 Entregar Tesis y Listado de Tesis para empaste. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
20 (una vez culminado el proceso de empaste) Recibir tesis empastadas de proveedor de acuerdo al listado de tesis enviadas. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
21 Verificar condiciones físicas de empaste y datos. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
22 (en caso de novedades) Devolver a proveedor para su corrección (se acepta el empaste cuando cumple con todos los requerimientos). Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
23 Solicitar a proveedor la factura para tramitar solicitud de pago. Responsable de Circulación y Préstamos Factura Permanente
24 Entregar factura a Responsable de Circulación y préstamo. Proveedor Factura Permanente
25 Recibir factura y entregar a Responsable de Desarrollo de Colecciones.  Responsable de Circulación y Préstamos Factura Permanente
26 Sacar una copia de la factura y de informe de empaste (listado de empaste) para archivo en el CIB UASB.   Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
27 Realizar Solicitud de Pago para pago a proveedor.  Responsable de Desarrollo de Colecciones  Solicitud de pago  Permanente
28 Imprimir correo electrónico de confirmación de disponibilidad presupuestaria. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
29 Enviar a D.A.F factura original, solicitud de pago, impresión de confirmación de disponibilidad presupuestaria. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Factura Permanente
Correo electrónico de aprobación de prepuesto
Solicitud de pago 
30 Recibir documentación y realizar pago a proveedor a través de transferencia. D.A.F Factura Permanente
Correo electrónico de aprobación de prepuesto
Solicitud de pago 
31 Solicitar códigos de barras a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
32 Registrar en Hoja en Excel "Asignación de código de barras" los códigos por entregar. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Hoja en Excel "Asignación de código de barras" Permanente
33 Generar e imprimir código de barras y enviar a Responsable de Circulación y prestamos. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
34 Recibir código de barras y colocarlo en la pasta trasera en la parte superior derecha con el protector plástico. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
35 Colocar sellos con Siglas de UASB en el borde frontal de la tesis. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
36 Colocar sellos de CIB UASB donde no comprometan texto, en la caratula bajo el número correlativo y en la pág.. 27. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
37 Colocar banda de seguridad. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
38 Entregar CD a Responsable de Repositorio Digital para su procesamiento (subproceso procesamiento Técnico Tesis - Proceso Procesos Técnico). Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
39 Enviar por correo electrónico el listado de Tesis con código de barras a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Responsable de Circulación y Préstamos Correo electrónico Permanente
40 Recibir correo electrónico y registrar en hoja de Excel de Código de Barras para su control y posterior reporte. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente
41 Ubicar Tesis en espacio asignado para su preservación. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente