Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:   CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad   

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES  

SUBPROCESO:  ACONDICIONAMIENTO FÍSICO MONOGRAFÍAS

ELABORADOR POR: REFERENCISTA DE SERVICIOS AUDIOVISUALES: Rosario Parra 

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.2  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Referencista de Servicios Audiovisuales

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la entrega de monografías por parte de Secretaría General hasta la colocación de monografías acondicionadas físicamente en estanterías provisionales para su procesamiento técnico

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Recibir monografía y CD y oficio de entrega de Secretaría General. Referencista de Servicios Audiovisuales  Monografía  Permanente
Oficio de entrega 
2 Revisar formato de monografía, según formato establecido por la UASB y verificar que el CD contenga la información en formato PDF o Word. Referencista de Servicios Audiovisuales  Monografía  Permanente
3 (en caso de novedades) Remitir a Secretaría General y solicitar su solución.  Referencista de Servicios Audiovisuales    Permanente
4 Solicitar códigos de barras a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Referencista de Servicios Audiovisuales    Permanente
5 Generar e imprimir código de barras y enviar a Referencista de Servicios Audiovisuales. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
6 Registrar en Hoja en Excel "Asignación de código de barras" los códigos entregados. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Hoja en Excel "Asignación de código de barras" Permanente
7 Recibir código de barras y colocarlo en la parte inferior izquierda de la portada de la monografía. Referencista de Servicios Audiovisuales    Permanente
8 Asignar e imprimir signatura local o topográfica en tres etiquetas tomates. Referencista de Servicios Audiovisuales    Permanente
9 Colocar etiquetas en portada de monografía y otra en CD. Referencista de Servicios Audiovisuales    Permanente
10 (en caso de ser necesario) Complementar con información de monografía a CD. Referencista de Servicios Audiovisuales    Permanente
11 Colocar sellos de la UASB en portada, pg. 27 y el borde frontal. Referencista de Servicios Audiovisuales    Permanente
12 Registrar en ficha de seguimiento (Código de barra, signatura topográfica (signatura local), autor, titulo, especialización). Referencista de Servicios Audiovisuales  Hoja Excel "Ficha de seguimiento"  Permanente
13 Enviar "Ficha de seguimiento" a Responsable de Desarrollo de Colecciones para registro de uso de código de barras. Referencista de Servicios Audiovisuales  Ficha de seguimiento Permanente
14 Ubicar CD en espacio asignado según número correlativo. Referencista de Servicios Audiovisuales    Permanente
15 Entregar "Ficha de seguimiento" y monografías a Bibliotecario Procesos Técnicos para su procesamiento técnico (subproceso catalogación monografías). Referencista de Servicios Audiovisuales  Ficha de seguimiento Permanente