Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO: CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA UASB

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES

SUBPROCESO: COMPRA

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DESARROLLO DE COLECCIONES: Edith Valle

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.13

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Responsable de Desarrollo de Colecciones

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la recepción de solicitudes de compra de material bibliográfico, hasta el pago a proveedor y posterior colocación de material bibliográfico en estanterías para su acondicionamiento físico.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Caso 1) Desarrolla solicitud de adquisición de material bibliográfico a través de correo electrónico o memo dirigido a jefe de biblioteca y responsable de Desarrollo de Colecciones. Docente / estudiante Solicitud de adquisición de material bibliográfico Permanente
2 Recibir solicitud de adquisición de material. Jefe de Centro de Información y Biblioteca/ Responsable de desarrollo de colecciones Solicitud de adquisición de material bibliográfico Permanente
3 (caso 2) Identificar la necesidad de adquisición de libros. Jefe de Centro de Información y Biblioteca/ Responsable de desarrollo de colecciones    
4 (caso 1 y caso 2)Revisar disponibilidad de colección solicitada en Base de Datos ( catalogo o base de datos digitales). Jefe de Centro de Información y Biblioteca/ Responsable de desarrollo de colecciones Base de datos (catalogo y base de datos digitales) Permanente
5 (en caso de que no exista colección) Buscar disponibilidad de colección en proveedores locales o internacionales y solicitar proforma. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
6 (en caso de proveedor locales) Recibir proforma y escoger la mejor opción. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
7 (en caso de proveedor internacional) Obtener proforma de mejor opción.      
8 (en caso de proveedor nacional e internacional) Solicitar "Disponibilidad presupuestaria" y adjuntar proforma de  proveedor mediante correo electrónico  a la D.A.F. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Disponibilidad Presupuestaria Permanente
9 Recibir  pedido  de "Disponibilidad presupuestaria" para la compra del material bibliográfico. D.A.F Disponibilidad Presupuestaria Permanente
10 Analizar solicitud  y verificar disponibilidad de recursos. D.A.F Disponibilidad Presupuestaria Permanente
11 Aprobar solicitud y comunicar mediante correo electrónico a Responsable de Desarrollo de Colecciones. D.A.F Correo electrónico Permanente
12 Recibir aprobación de presupuesto y solicitar factura y material bibliográfico  a proveedor. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
13 (en caso de proveedor internacional) Realizar compra a proveedor internaciones con tarjeta de crédito institucional una vez aprobado la solicitud de disponibilidad presupuestaria. Jefe de Centro de Información y Biblioteca    
14 (cuando se recibe los libros) Registrar libros adquiridos en matriz de Excel "Asignación código de barras" ( fecha de compra, número de factura, nombre del proveedor, valor de libro,  quien lo solicitó) asignar código de barras. Responsable de Desarrollo de Colecciones Excel "Asignación código de barras" Permanente
15 Realizar solicitud de pago a Control de Bienes para proveedor adjuntando factura original y aprobación de presupuesto. Responsable de Desarrollo de Colecciones Solicitud de pago Permanente
16 Entregar a Control de Bienes en formato físico y mediante correo electrónico, solicitud de pago, facturas original y aprobación de disponibilidad presupuestaria y datos de colección adquirida ( fecha de compra, número de factura, nombre del proveedor,  y quien lo solicitó). Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
17 Recibir factura original, solicitud de pago, aprobación disponibilidad presupuestaria y datos de colección adquirida. Control de bienes    Permanente
18 Solicitar a D.A.F pago a proveedor. Control de bienes    Permanente
19 Pagar a proveedor. D.A.F    
20 (en caso de compra internacional) Elaborar informe de compra con tarjeta de crédito institucional y enviar a la D.A.F (donde consta libros adquiridos, código de barra, valor en dólares). Responsable de Desarrollo de Colecciones   Mensual 
21 Realizar pago de Tarjeta de Crédito. D.A.F   Mensual 
22 Ubicar material bibliográfico en estanterías provisionales para su acondicionamiento físico (subproceso acondicionamiento físico libros). Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente