Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:  CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA  

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES  

SUBPROCESO: SUSCRIPCIÓN REVISTAS

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DESARROLLO DE COLECCIONES: Edith Valle  

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.12  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Responsable de Desarrollo de Colecciones

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la identificación de necesidad de suscripción, hasta el seguimiento de cumplimiento de suscripciones y colocación de revistas en estanterías para su acondicionamiento físico

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Identificar revistas de importancia para el C.I.B. UASB. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
2 Comunicar a Jefe de Biblioteca la necesidad de una nueva suscripción. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
3 Aprobar suscripción a revista. Jefe Centro de Información y Biblioteca    Permanente
4 Solicitar proforma de suscripción a proveedor. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
5 Enviar proforma a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Proveedor     
6 Solicitar "Disponibilidad presupuestaria" adjuntando proforma enviada por proveedor mediante correo electrónico  a la D.A.F. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Disponibilidad presupuestaria Permanente
7 Recibir  pedido  de "Disponibilidad presupuestaria" para la compra del material bibliográfico. D.A.F Disponibilidad presupuestaria Permanente
9 Analizar solicitud  y verificar disponibilidad de recursos. D.A.F Disponibilidad presupuestaria Permanente
10 Aprobar solicitud y comunicar aprobación mediante correo electrónico  a Responsable de Desarrollo de colecciones. D.A.F Correo electrónico Permanente
11 Recibir aprobación de presupuesto y solicitar factura y material bibliográfico  a proveedor.  Responsable de Desarrollo de Colecciones Correo electrónico Permanente
12 (en caso de ser nuevo proveedor) Solicitar copia de RUC, certificado bancario y Formulario de Transferencia. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
13 Entregar documentación a Responsable de Desarrollo de colecciones. Proveedor    Permanente
14 Sacar copia de documentos de proveedor y archivar en C.I.B UASB. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
15 Enviar documentos originales de proveedor a Presupuesto D.A.F.. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
16 Archivar documentos de proveedor e ingresar datos de proveedor a base de datos. D.A.F   Permanente
17 (para nuevos y antiguos proveedores) Solicitar factura a proveedor para realizar tramite de solicitud de pago. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
18 Generar y remitir factura a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Proveedor    Permanente
19 Generar Solicitud de Pago para proveedor . Responsable de Desarrollo de Colecciones Solicitud de pago  Permanente
20 Sacar copia de solicitud de pago, factura y aprobación de presupuesto para archivo de C.I.B UASB. Responsable de Desarrollo de Colecciones Solicitud de pago  Permanente
Factura 
Aprobación de presupuesto (mail)
21 Entregar solicitud de pago, aprobación de presupuesto y factura original a D.A.F. Responsable de Desarrollo de Colecciones Solicitud de pago  Permanente
Factura 
Aprobación de presupuesto (mail)
22 Realizar pago a proveedor. D.A.F.   Permanente
23 Registrar ingreso de revistas en Base de Datos CDS ISIS (sección kardex). Responsable de Desarrollo de Colecciones Base de Datos CDS ISIS (sección Kardex) Permanente
24 Ubicar revistas en estanterías provisionales para su acondicionamiento físico (subproceso acondicionamiento físico revistas). Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
25 Realizar seguimiento de cumplimiento de suscripción. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
26 (en caso de incumplimiento de suscripción) Solicitar a proveedor mediante correo electrónico las revistas faltantes. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
27 Recibir correo electrónico y entregar revistas faltantes a C.I.B. UASB. Proveedor    Permanente