Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO: CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA 

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad   

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES  

SUBPROCESO: CANJE DE REVISTAS

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DESARROLLO DE COLECCIONES: Edith Valle

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.11

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Responsable de Desarrollo de Colecciones

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

 ALCANCE:  

El proceso abarca las actividades desde la elaboración de propuesta de canje o recepción de propuesta hasta el envío de revistas a las Instituciones Académicas

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (caso 1)Enviar propuesta de canje a U.A.S.B.  Instituciones Académicas Correo electrónico / Carta  Permanente
2 (caso 1) Recibir propuesta de canje de otras instituciones académicas. Jefe de Centro de Información y Biblioteca Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
3 Analizar propuestas y enviar respuesta. Jefe de Centro de Información y Biblioteca/ Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
4 (caso 2) Realizar propuesta de canje (título de la revista deseada, titulo en enlace de pág.. web de revistas disponible por U.A.S.B y solicitud de datos para envío en caso de ser aprobado el canje (responsable de canje, departamento, institución, dirección, nombre y número de revista de canje, teléfono, correo electrónico, fax) ) y enviar a instituciones académicas a través de correo electrónico. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente 
5 Recibir propuesta.  Instituciones Académicas Correo electrónico Permanente 
6 Enviar respuesta. Instituciones Académicas Correo electrónico Permanente 
7 Recibir respuesta favorable de propuesta de canje. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente 
8 (Caso 1 y Caso 2) (una vez aceptado el canje) Ingresar información de institución académica en formato de Excel perteneciente a cada revista, para posterior combinación de correspondencias. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente 
9 (antes de enviar revistas de la UASB) Verificar en base de datos estado de cumplimiento de canje con institución académica (en caso de incumplimiento verificar última versión de revista publicada por la institución académica, (en caso publicaciones realizadas pero no enviadas a UASB) de canje enviar comunicación a institución académica). Responsable de Desarrollo de Colecciones    Cada vez que llegan revistas de canje
10 (Según estado de cumplimiento de canje) Cancelar o continuar con el canje. Responsable de Desarrollo de Colecciones     
11 ( en caso de continuar con el canje) Realizar "Informe de canje (donde consta el nombre, dirección y último número de revista recibida en la U.A.S.B por parte de la institución académica)". Responsable de Desarrollo de Colecciones  Informe de canje Depende de la publicación de la revista 
12 Realizar combinación de correspondencia en Word con información ingresada previamente en Excel. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente 
13 Realizar "Solicitud de publicaciones" y entregar a Control de Bienes para entrega de revistas. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Solicitud de publicaciones Permanente 
14 Recibir solicitud y entregar revistas a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Control de Bienes Solicitud de publicaciones  
15 Realizar documento "Acuse de recibido" y adjuntar a revistas previo a envío. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Acuse de recibido Permanente 
16 Recibir revistas, sellar con sello de canje, adjuntar formato de "Acuse recibo" y elaboración de sobre para envío. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Acuse de recibido Permanente 
17 Solicitar aprobación de envío junto con "Informe de canje" a Jefatura Administrativa. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Informe de canje Permanente 
18 Aprobar solicitud de envío de revistas. Jefatura Administrativa    Permanente 
19 Dejar revistas en recepción (revistas, informe de canje y aprobación de envío de Jefatura Administrativa). Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente 
20 (cuando se recibe revistas de instituciones académicas) Registrar ingreso de revistas en Base de Datos CDS ISIS (sección kardex). Responsable de Desarrollo de Colecciones Base de Datos CDS ISIS (sección Kardex) Permanente
21 Realizar acuse de recibo y enviar a institución académica. Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente
22 Ubicar revistas en estanterías provisionales para su acondicionamiento físico (subproceso acondicionamiento físico revistas). Responsable de Desarrollo de Colecciones   Permanente