Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:     CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA    

APROBADO POR: JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES    

 SUBPROCESO: CANJE DE LIBROS EDITADOS POR LA UASB

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DESARROLLO DE COLECCIONES: Edith Valle

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.10  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Responsable de Desarrollo de Colecciones

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde recepción de propuesta de canje o realización de propuesta hasta el envío de libros a las Instituciones Académicas

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (caso 1) Realizar propuesta de canje de libros (título de la libro deseada, pagina web de UASB donde constan libros editados por la UASB y solicitud de datos para envío en caso de ser aprobado el canje (responsable de canje, departamento, institución, dirección, nombre de libro de canje, correo electrónico) y enviar a instituciones académicas a través de correo electrónico. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente 
2 Recibir respuesta de instituciones académicas mediante correo electrónico. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente 
3 (caso 2) Recibir propuesta de canje de otras instituciones académicas. Jefe de Centro de Información y Biblioteca Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
4 Seleccionar libros propuestos por instituciones académicas y determinar colecciones a entregarse por parte de U.A.S.B. Jefe de Centro de Información y Biblioteca/ Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
5 Remitir respuesta de canje de libros a institución académica. Jefe de Centro de Información y Biblioteca/ Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
6 Confirmar canje con Jefe de Centro de Información y Biblioteca UASB. Instituciones Académicas   Permanente
7 Recibir confirmación de canje. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
8 (caso 1 y caso 2) Realizar y enviar "Solicitud de Publicaciones" (responsable de pedido, dependencia, detalle de libros solicitados, fecha de pedido, motivo de solicitud) dirigida a Jefatura de Publicaciones. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Solicitud de Publicaciones  Permanente
9 Recibir "Solicitud de Publicaciones" y entregar libros solicitados a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Jefatura de Publicaciones Solicitud de Publicaciones  Permanente
10 Elaborar "Oficio" donde se establece los libros a enviarse y dirección de institución académica. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Oficio Permanente
11 Sellar libros de canje. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
12 Realizar embalaje y etiquetado de  libros de canje para envío.  Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
13 Solicitar "Aprobación de envío por correo" de libros a Jefe Administrativo. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Aprobación de envío por correo Permanente
14 Aprobar envío (en caso de que no, se cancela canje). Jefe Administrativo    Permanente
15 Entregar en recepción de Mariscal Sucre para envío de libros por correo (Aprobación de envío, libros). Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
16 (recepción de libros de canje) Registrar ingreso de libros de canje en Excel de Asignación de Código de Barras (fecha de entrega, institución, canje y datos para asignación de código de barras (valor $1.00)). Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
17 Imprimir código de barras y colocar en material bibliográfico conjuntamente con protector plástico (contraportada donde no comprometa el texto). Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente
18  Realizar acondicionamiento físico de material bibliográfico (subproceso acondicionamiento físico). Personal Circulación y préstamo     Permanente
19 Elaborar acuse de recibo de publicaciones y remitir a institución académica. Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente