Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:  CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad    

PROCESO: DESARROLLO DE COLECCIONES

SUBPROCESO:   EMPASTE

ELABORADOR POR: RESPONSABLE DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO: Angélica Cordero

POE No.: UASB - 11 - CIB - 2.1

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Responsable de Circulación y Préstamo 

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la recepción de material bibliográfico para empaste hasta la colocación de material bibliográfico empastado en estanterías provisionales para su ubicación 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Recibir material bibliográfico por empastar (Libros, revistas, etc.). Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
2 (en caso de revistas) Elaborar listado donde conste titulo de revista y números de ejemplares. Responsable de Circulación y Préstamos Hoja de Excel Empaste  Permanente
3 (en caso de libros) Registrar material bibliográfico en "Base de Datos de Préstamo" con F1 y con el número de identificación 004. Responsable de Circulación y Préstamos Base de Datos de Préstamo Permanente
4 (en caso de libros)Generar listado de material bibliográfico a partir de Base de Datos de Préstamo en una hoja en Excel . Responsable de Circulación y Préstamos Listado de material bibliográfico por empastar. Permanente
5 (en caso de libros)Imprimir listado de material bibliográfico para empaste (código y titulo de libros). Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
6 (en caso de libros) Desmagnetizar libros en checkbook. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
7 (Libros y revistas) Colocar material bibliográfico en contenedores para el proceso de empaste. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
8 Solicitar por correo electrónico a Responsable de Desarrollo de Colecciones presupuesto para empaste adjuntando listado de material bibliográfico. Responsable de Circulación y Préstamos Correo electrónico Cuando se disponga de la cantidad mínima para empaste
9 Recibir correo electrónico y solicitar a D.A.F aprobación. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente
10 Recibir solicitud y aprobar presupuesto para empaste de Tesis. D.A.F   Permanente
11 Enviar mediante correo electrónico aprobación de presupuesto de empaste a Responsable de Desarrollo de Colecciones. D.A.F Correo electrónico Permanente
12 Recibir mediante correo electrónico confirmación de presupuesto para Empaste y comunicar a Responsable de Circulación y préstamo. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico Permanente
13 Recibir aprobación de presupuesto y contactar a proveedor. Responsable de Circulación y Préstamos Correo electrónico Permanente
14 Entregar a proveedor material bibliográfico y Listado para empaste. Responsable de Circulación y Préstamos Listado de material bibliográfico por empastar. Permanente
15 Realizar empaste de material bibliográfico. Proveedor   Permanente
16 (una vez culminado el proceso de empaste) Recibir empastados de proveedor de acuerdo al listado enviado. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
17 Verificar condiciones físicas de empaste y datos. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
18 (en caso de novedades) Devolver a proveedor para su corrección (se acepta el empaste cuando cumple con todos los requerimientos). Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
19 Solicitar a proveedor la factura para tramitar solicitud de pago. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
20 Entregar factura a Responsable de Circulación y préstamo. Proveedor   Permanente
21 Recibir factura y entregar a Responsable de Desarrollo de Colecciones. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
22 Sacar una copia de la factura y de informe de empaste para archivo en el CIB UASB. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
23 Realizar Solicitud de Pago para pago a proveedor . Responsable de Circulación y Préstamos Solicitud de pago  Permanente
24 Imprimir correo electrónico de confirmación de disponibilidad presupuestaria. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
25 Enviar a D.A.F factura original, solicitud de pago, impresión de confirmación de disponibilidad presupuestaria. Responsable de Circulación y Prestamos Factura Permanente
Correo electrónico de aprobación de prepuesto
Solicitud de pago 
26 Recibir documentación y realizar pago a proveedor a través de transferencia.  D.A.F Factura Permanente
Correo electrónico de aprobación de prepuesto
Solicitud de pago 
27 Solicitar re impresión  de códigos de barras y signatura topográfica a Responsable de Desarrollo de Colecciones para libros que ameriten. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
28 Reimprimir código de barras y signatura topográfica, a base de Hoja en Excel "Asignación de código de barras" y enviar a Responsable de Circulación y Préstamo. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Hoja en Excel "Asignación de código de barras" Permanente
29 Recibir código de barras y signatura topográfica  con protector plástico (Colocar código en la parte trasera en la parte superior derecha, colocar signatura topográfica en el lomo a 4 cm de borde inferior). Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
30 Magnetizar libros. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
31 (en caso de que banda de seguridad no funcione) Colocar nueva banda de seguridad en libros. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente
32 (libros y revistas) Colocar sellos con Siglas de UASB en la mitad del lomo.     Permanente
33 Ubicar material bibliográfico en estanterías provisionales para su ubicación. Responsable de Circulación y Préstamos   Permanente