Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca


MACROPROCESO:   CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA  

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad   

PROCESO: CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO   

SUBPROCESO:  CAPACITACIONES GRUPALES

ELABORADO POR: BIBLIOTECARIA DE EDUCACIÓN A USUARIOS: Marianela Ortega  

POE No.:  UASB - 11 - CIB - 1.7  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño   Coordinación: Marcia Almeida 

RESPONSABLE:

Bibliotecaria de Educación a Usuarios

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la recepción de solicitud de Capacitación hasta la generación de Reporte de Estadísticas de Capacitaciones

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar solicitud de capacitaciones grupales y enviar mediante correo electrónico a Jefe de Biblioteca con copia a Responsable de Educación a Usuarios. Docente Presidente de curso Correo electrónico  Permanente 
2 Coordinar mediante correo electrónico con docente o presidente de curso, fecha y hora de capacitación. Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico Permanente 
3 Solicitar mediante correo electrónico a usuario la temática a tratarse en capacitación grupal y nombre de programa de posgrado. Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico Permanente 
4 Establecer temática necesaria para capacitación y enviar a Responsable de Educación Usuarios. Docente Presidente de curso Correo electrónico Una vez establecido temática de capacitación
5 Preparar material de capacitación según temas establecidos. Responsable de Educación a Usuarios Inducción biblioteca (doc. PREZI) Una vez establecido temática de capacitación
6 Solicitar mediante correo electrónico al  Departamento de Informática buena conexión a internet para el desarrollo de la capacitación.  Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico 2 - 3 días antes de capacitación 
7 Recibir correo y gestionar conectividad de internet. Departamento de Informática Correo electrónico  
8 Confirmar fecha y hora de capacitación mediante correo electrónico con usuario. Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico 1 día antes de capacitación
9 Recibir correo electrónico y emitir respuesta. Docente Presidente de curso Correo electrónico 1 día antes de capacitación
10 (en caso de confirmar hora y fecha de tutoría) Realizar capacitación a usuarios internos (en caso de ser solicitado realizar presentación de los Servicios de Biblioteca con duración de 40 minutos). Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico  
11 (al inicio de la capacitación) Solicitar registro de estudiantes en hoja de asistencia. Responsable de Educación a Usuarios Hoja de Asistencia  Inicio de Capacitación
12 (una vez culminada la tutoría) Solicitar retroalimentación de capacitación a estudiantes. Responsable de Educación a Usuarios   Inmediatamente después de culminada la  capacitación
13 Enviar cuadro resumen de temas tratados a presidente de curso y con copia a Docente. Responsable de Educación a Usuarios Cuadro resumen Tutorías  Inmediatamente después de culminada la  capacitación
14 Realizar seguimiento a estudiantes después de dictada la capacitación (Ayuda a estudiantes para generación de clave de acceso a base de datos, resolución de dudas adicionales). Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico Permanente 
15 Generar Reporte de estadísticas de capacitaciones y entregar a Jefe de Biblioteca.  Responsable de Educación a Usuarios Reporte de Capacitaciones Cuando sea solicitado