Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:  CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA  

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO  

SUBPROCESO:  TUTORÍA A USUARIOS

ELABORADO POR: BIBLIOTECARIA DE EDUCACIÓN A USUARIOS: Marianela Ortega

POE No.:  UASB - 11 - CIB - 1.6

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Bibliotecaria de Educación a Usuarios

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la recepción de solicitud de tutoría hasta la generación de Reporte de Estadísticas de Tutorías 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Caso 1 inicio) Recibir solicitud de tutoría de usuarios tanto internos como externos mediante correo electrónico o verbalmente. Bibliotecaria de Educación a Usuarios Correo electrónico / verbalmente Permanente 
2 (caso 2 inicio) Enviar mediante correo electrónico oferta de servicios de tutoría  a personal registrado previamente en Excel "Listado Usuarios Interesados". Bibliotecaria de Educación a Usuarios Correo electrónico Estudiante en desarrollo de tesis  Permanente 
Correo electrónico Estudiante en fase docente 
Listado Usuarios Interesados 
3 Recibir correo electrónico y remitir respuesta . Usuario C.I.B UASB Correo electrónico Permanente 
4 Coordinar mediante correo electrónico con usuario fecha y hora de tutoría . Bibliotecaria de Educación a Usuarios Correo electrónico Permanente 
7 Preparar material de capacitación . Responsable de Educación a Usuarios   Una vez establecido temática de tutoría
8 Confirmar fecha y hora de tutoría mediante correo electrónico con usuario y solicitar descarga de programa Adobe Digital Edition . Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico 1 día antes de tutoría 
9 Recibir correo electrónico, emitir respuesta y descargar programa "Adobe Digital Editión". Usuario C.I.B UASB Correo electrónico 1 día antes de tutoría 
10 (en caso de solicitud de cambio de hora y fecha de tutoría) Re agendar tutoría . Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico 1 día antes de tutoría 
11 (en caso de confirmar hora y fecha de tutoría) Realizar tutoría a usuarios internos o externos de la UASB . Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico  
12 Realizar tutoría a usuarios (en caso de ser necesario se puede realizar la tutoría vía Skype). Responsable de Educación a Usuarios    
13 (en caso de problemas con acceso a base de datos) Enviar correo electrónico a departamento de informática para su solución . Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico  
13 (una vez culminada la tutoría) Solicitar retroalimentación de tutoría a usuarios.  Responsable de Educación a Usuarios   Inmediatamente después de culminada la  tutoría 
14 Enviar cuadro resumen de temas tratados a usuarios . Responsable de Educación a Usuarios Cuadro resumen Tutorías  Inmediatamente después de culminada la  tutoría 
15 Realizar seguimiento a usuarios después de dictada la tutoría (Ayuda a usuarios para ubicar y utilizar información disponible en recursos electrónicos (base de datos y repositorio), resolución de dudas adicionales) . Responsable de Educación a Usuarios Correo electrónico Permanente 
16 Generar Reporte de estadísticas de tutorías y entregar a Jefe de Biblioteca . Responsable de Educación a Usuarios Reporte de Tutorías Cuando sea solicitado