Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca


MACROPROCESO:  CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad    

PROCESO: CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO  

 SUBPROCESO: RENOVACIÓN, DEVOLUCIÓN Y MULTAS 

ELABORADO POR: RESPONSABLE DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO: Angélica Cordero  

POE No.:  UASB - 11 - CIB - 1.4  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida 

RESPONSABLE:

Responsable de Circulación y Préstamo 

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la devolución de material bibliográfico, comprobación de multas, renovación de préstamos hasta la colocación del material bibliográfico en las estanterías provisionales para su ordenamiento físico

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO


No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Usar materia bibliográfico. Usuario biblioteca    Permanente 
2 Revisar Base de datos de préstamos y generar "Reporte de material bibliográfico vencido". Responsable de Circulación y Préstamo  Sistema WINISIS (Base de datos préstamos) 1 vez por semana 
3 Comunicar mediante correo electrónico a usuarios que estén con préstamos vencidos (sino hay respuesta realizar llamas telefónicas) . Responsable de Circulación y Préstamo  Correo electrónico Inmediatamente después de revisión de base de datos de préstamo
4 (si no hay respuesta de usuarios) Solicitar bloqueo de expediente de usuario a Secretaría General mediante correo electrónico . Responsable de Circulación y Préstamo  Correo electrónico  
5 Entregar en counter material bibliográfico.  Usuario biblioteca    Permanente 
6 Magnetizar libros . Responsable de Circulación y Préstamo    Permanente 
7 (en caso de mal funcionamiento de banda de seguridad) Colocar nueva banda de seguridad. Responsable de Circulación y Préstamo    Permanente 
8 Recibir libros y verificar condiciones iniciales de préstamos con condiciones actuales de libros.  Responsable de Circulación y Préstamo    Permanente 
9 (en caso de novedades con material bibliográfico de préstamo) Enviar mediante correo electrónico novedades a Jefe de Centro de Información y Biblioteca. Responsable de Circulación y Préstamo     
10 Recibir correo y establecer acciones según el caso. Jefe de Centro de Información y Biblioteca Correo electrónico Permanente 
11 Notificar a Responsable de Circulación   y préstamo mediante correo electrónico  sobre acciones a ejecutarse. Jefe de Centro de Información y Biblioteca Correo electrónico Permanente 
12 Recibir correo electrónico y comunicar a usuario sobre acciones solicitadas. Responsable de Circulación y Préstamo  Correo electrónico Permanente 
13 Recibir correo electrónico . Usuario biblioteca  Correo electrónico Permanente 
14 Realizar seguimiento . Responsable de Circulación y Préstamo    Permanente 
15 (en caso de no obtener respuesta de usuario) Notificar mediante correo electrónico a Secretaría General para bloqueo de expediente . Responsable de Circulación y Préstamo  Correo electrónico Permanente 
16 Recibir correo electrónico y bloquear expediente de usuario. Secretaría General  Sistema Universitas o Sistema Académica Permanente 
17 Ejecutar acción solicitada por Jefe de Biblioteca sobre material bibliográfico con novedades. Usuario biblioteca    Permanente 
18 Entregar lo solicitado a Responsable de Circulación y préstamo . Usuario biblioteca    Permanente 
19 Solicitar desbloqueo de expediente de alumno mediante correo electrónico a secretaría general . Responsable de Circulación y Préstamo  Correo electrónico Permanente 
20 Recibir correo electrónico y desbloquear expediente de usuario . Secretaría General  Sistema Universitas o Sistema Académica Permanente 
21 (en caso de préstamo interbiblotecario)Registrar fecha de devolución en ficha física de préstamo manual y enviar libro con mensajero a Universidad de convenio. Responsable de Circulación y Préstamo  Ficha física de préstamo  manual  Permanente 
22 (en caso de préstamo de C.I.B. UASB)  Ingresar a "Base de Datos de préstamos" y escoger F4 para "Devoluciones" . Responsable de Circulación y Préstamo  Base de Datos de préstamos Permanente 
23 (en caso de préstamo de C.I.B. UASB) Realizar lectura de código de barras de libros por devolver para dar de baja el préstamo del material bibliográfico . Responsable de Circulación y Préstamo    Permanente 
24 (en caso de fecha de devolución vencida) Visualizar monto de multa asignado por libro (20 ctv. x día y x libro). Responsable de Circulación y Préstamo    Permanente 
25 (en caso de renovación de préstamo proceder a Subproceso Préstamo a Domicilio, máximo 3 veces y cuando no existan reservas previas). Responsable de Circulación y Préstamo    Permanente 
26 Acercarse a counter para entregar material bibliográfico y pagar valores de multa asignados. Usuario biblioteca    Permanente 
27 Generar recibo de pago de multa en counter. Responsable de Circulación y Préstamo    Una vez pagados los valores de multa
28 (en caso de solitud de factura) Depositar en tesorería el valor de multa asignada . Responsable de Circulación y Préstamo / Usuario   Una vez pagados los valores de multa
29 Cobrar valor de multa y enviar factura mediante correo electrónico con copia a C.I.B UASB y a Usuario. Tesorería    Una vez pagados los valores de multa
30 Ingresar en el sistema de préstamos en F8, número de identificación de usuario para visualizar libros con multa e ingresar número de recibo y fecha de pago en cada libro multado para dar de baja la multa . Responsable de Circulación y Préstamo  Sistema WINISIS (Base de datos préstamos) Una vez pagados los valores de multa
31 Solicitar desbloqueo de expediente de alumno mediante correo electrónico a secretaría general . Responsable de Circulación y Préstamo  Correo electrónico Una vez pagados los valores de multa
32 Recibir correo electrónico y desbloquear expediente de usuario. Secretaría General  Correo electrónico Una vez pagados los valores de multa
33 Colocar materia bibliográfico en estanterias provisionales para su ordenamiento físico (subproceso Ordenamiento físico material bibliográfico) . Responsable de Circulación y Préstamo  Correo electrónico Una vez pagados los valores de multa
34 Realizar "Informe de Multas" y entregar dinero recaudado a Responsable de Adquisiciones. Responsable de Circulación y Préstamo / Usuario Informe de Multas Mensual 
35 Recibir "Informe de Multas" y verificar para ser depositados en Tesorería. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Informe de Multas Mensual 
36 Generar factura de deposito realizado y enviar mediante correo electrónico a Responsable de Desarrollo de Colecciones . Tesorería  Factura Mensual