Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:   CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA  

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO   

SUBPROCESO:  PRÉSTAMO A DOMICILIO  

ELABORADO POR: RESPONSABLE DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO: Angélica Cordero  

POE No.:  UASB - 11 - CIB - 1.3  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida 

 

RESPONSABLE:

Responsable de Circulación y Préstamo

OBJETIVO:

 Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)  

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el uso del material bibliográfico, los distintos tipos de préstamos hasta la devolución de material bibliográfico


1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Solicitar préstamo a domicilio de material bibliográfico. Usuario biblioteca miembro UASB   Permanente 
2 Solicitar préstamo a domicilio de material bibliográfico (máximo 4 libros) no se realizan préstamos de tesis, material de referencia y reservas de docentes (solo préstamos a comunidad UASB). Usuario biblioteca miembro UASB   Permanente 
3 (Caso 1) Realizar Préstamo a domicilio de material bibliográfico completo 4 ejemplares. Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
4 Ingresar a la Base de Datos de préstamo automático F2 solo para alumnos  4 libros por un periodo de 8 días (identificación de usuario, código de barras de libro) se puede renovar hasta por 3 veces sino esta en reserva por otro usuario. Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
5 Ingresar a la Base de Datos de préstamo manual F1 docentes y funcionarios, mínimo 1 máximo 10 materiales bibliográficos hasta 15 días (identificación de usuario, código de barras de libro) . Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
6 (Caso 2) Realizar préstamo a domicilio con materia bibliográfico disponible en biblioteca pero en préstamo a otro usuario. Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
7 Ingresar al Sistema de Base de Datos y realizar reserva de material bibliográfico prestado (nombre de persona que solicito el libro, correo electrónico) . Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
8 Llenar datos de material bibliográfico de reserva en hoja de Excel de  "Libros en Reserva" (código del libro, titulo, persona que solicita, persona que tiene el libro, fecha de petición y fecha de vencimiento de préstamo de libro) . Responsable de Circulación y préstamo   Hoja de Excel "Libros en Reserva" Permanente 
9 Entregar libro en préstamo (usuario anterior) . Usuario anterior biblioteca   Permanente 
10 Ingresar código de material bibliográfico en el sistema de base de datos y comunicar mediante correo electrónico a persona que reservo el material bibliográfico sobre su disponibilidad . Responsable de Circulación y préstamo  Correo electrónico de disponibilidad de material reservado Permanente 
11 Contestar mail confirmando solicitud . Usuario biblioteca  Correo electrónico Permanente 
12 Reservar material bibliográfico durante 2 días después de contestación, sino se retira en ese periodo se regresa el  material bibliográfico a estantería para un nuevo préstamos . Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
13 Ingresar a la Base de Datos de préstamo automático F2 solo para alumnos  4 libros por un periodo de 8 días (identificación de usuario, código de barras de libro) (se puede renovar préstamo hasta 3 veces siempre y cuando no este en reserva el material bibliográfico). Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
14 Ingresar a la Base de Datos de préstamo manual F1 docentes y funcionarios, mínimo 1 máximo 10 materiales bibliográficos hasta 15 días (identificación de usuario, código de barras de libro)  (se puede renovar préstamo hasta 3 veces siempre y cuando no este en reserva el material bibliográfico). Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
15 (caso 1 y caso 2) Colocar sello y fecha de devolución en el material bibliográfico en "Fichas de vencimiento" ubicados en la parte posterior de material . Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
16 Desmagnetizar material bibliográfico en checkbook . Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
17 Revisar libro previo a entrega de libros (en caso de material bibliográfico en malas condiciones registrar novedades en base de datos en "Nota asociada") . Responsable de Circulación y préstamo  Sistema BIBLIOSIB Permanente 
18 (En caso de que el usuario no desee llevarse el material bibliográfico defectuoso) Enviar material bibliográfico según el caso a empastes o borrado (subproceso empaste). Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
19 Entregar credencial y comunicar normas de Biblioteca (multas por incumplimiento de plazos, devolución y renovación de préstamos, etc.). Responsable de Circulación y préstamo    Permanente 
20 (Caso 3) Solicitar préstamos interbibliotecario (U. católica, FLACSO). Usuario biblioteca    Permanente 
21 Generar "Carta de Solicitud de préstamo" dirigida a director de biblioteca de UASB.  Usuario biblioteca    Permanente 
22 Generar "Carta de préstamo interbibliotecario" y enviar a Jefe de biblioteca de universidad con convenio. Jefe Centro de Información y Biblioteca / Responsable de Desarrollo de Colecciones  Carta de préstamo interbibliotecario Permanente 
23 Recibir respuesta de Universidad con convenio aceptando o rechazando solicitud . Director de la biblioteca / Responsable de Desarrollo de Colecciones  Carta de préstamo interbibliotecario Permanente 
24 Enviar a mensajero de Universidad Andina a retirar material bibliográfico de universidad de convenio . Responsable de Desarrollo de Colecciones    Permanente 
25 Informar mediante correo electrónico o telefónicamente, la disponibilidad de material bibliográfico a usuario. Responsable de Desarrollo de Colecciones  Correo electrónico de disponibilidad de material solicitado Permanente 
26 Recibir correo electrónico y confirmar aceptación de préstamos . Usuario biblioteca  Correo electrónico Permanente 
27 Registrar en ficha física de préstamo (nombre y apellido de usuario, teléfono, estatus, firma de usuario, prestado por, fecha de entrega y fecha de devolución, código del libro, titulo y autor) préstamo único por un periodo de 8 días sin renovación. Responsable circulación y préstamo Ficha física de préstamo  manual  Permanente 
28 Usar materia bibliográfico y entregar en counter (subproceso renovación, devolución y multas) . Usuario biblioteca    Permanente