Universidad Andina Simón Bolívar

Centro de Información y Biblioteca

MACROPROCESO:  CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA

APROBADO POR:  JEFE CENTRO DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA: Enrique Abad  

PROCESO: CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO  

SUBPROCESO:  VERIFICACIÓN ACCESO BASE DE DATOS

ELABORADO POR: BIBLIOTECARIA DE EDUCACIÓN A USUARIOS: Marianela Ortega  

POE No.:  UASB - 11 - CIB - 1.10  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño        Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Bibliotecaria de Educación a Usuarios

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz la gestión del proceso del Área de Biblioteca, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el acceso a base de datos desde red física, Wireless y remoto hasta la generación de Reporte de Estadísticas de Acceso a Base de Datos

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Caso 1) Acceder a base de datos desde red física, Wireless en CIB UASB. Responsable de Educación a Usuarios   Lunes a Viernes (1 vez al día desde cada una)
2 (Caso 2) Acceder a base de datos de forma remota. Responsable de Educación a Usuarios   Lunes a Viernes (1 vez al día) Sábado y Domingos (1 vez al día) Feriado (1 vez al inicio y 1 vez al final)
3 (Caso 3) Recibir correo electrónico de usuarios sobre inconvenientes en base de datos. Responsable de Educación a Usuarios   Permanente 
4 Responder a usuarios de CIB UASB y brindar apoyo cuando sea necesario. Responsable de Educación a Usuarios   Permanente 
5 (en caso de novedades) Realizar varias verificaciones en la base de datos con inconvenientes. Responsable de Educación a Usuarios    
6 (en caso de que persista o se solvente el inconveniente ) Reportar mediante correo electrónico a Jefe de CIB UASB. Responsable de Educación a Usuarios correo electrónico Inmediatamente después de inconveniente
7 (cuando existen inconveniente) Recibir correo de Responsable de Educación a Usuarios y solicitar apoyo a Mesa de Ayuda (Unidad de informática). Jefe CIB UASB correo electrónico Inmediatamente después de recibido el reporte de novedades
8 Recibir solicitud de soporte y realizar reparación de base de datos. Unidad de Informática    Inmediatamente después de recibido el reporte de novedades
9 (una vez solucionado el inconveniente) Emitir correo electrónico a Jefe de Biblioteca para verificación de funcionamiento . Unidad de Informática  correo electrónico Una vez solucionado inconveniente
10 Recibir correo de Unidad de Informática y verificar funcionamiento de base de datos.  Jefe CIB UASB   Una vez recibido correo electrónico de solución de inconveniente
11 (en caso de no estar solucionado el inconveniente) Solicitar apoyo a Mesa de Ayuda, hasta que sea solucionado (Unidad de informática). Jefe CIB UASB    
12 (una vez solucionado el inconveniente) Comunicar a Responsable de Educación a Usuarios.  Jefe CIB UASB    
13 Recibir correo electrónico y notificar a usuarios sobre funcionamiento de base de datos.  Responsable Educación a Usuarios    Una vez recibido correo electrónico de solución de inconveniente
14 Llenar "Cuadro de Verificación de Acceso a Base de Datos" donde consta (nombre de la base, lugar de acceso, hora de conexión). Responsable Educación a Usuarios  Cuadro de Verificación de Acceso a Base de Datos Después de realizada la verificación de base de datos 
15 Generar reporte de Verificación de Acceso a base de datos. Responsable Educación a Usuarios    Cuando sea solicitado