Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO:  ACADÉMICO - DOCENTE  

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta  

PROCESO: DOCTORADO        

SUBPROCESO: PLAN DE TESIS DOCTORADO

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera  

POE No.: UASB-ACD-3.5  

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño   

Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Director de Programa

OBJETIVO:

Describir de manera clara el proceso de apoyo a tesis , en el cual la información recibida y enviada a: estudiantes, docentes y demás partes interesadas, debe ser clara y adecuada a través de una adecuada planificación, operación, respuesta , verificación y seguimiento.

ALCANCE:

Este proceso abarca las actividades desde el envío del correo electrónico sobre entrega de Plan de Tesis hasta la designación de Director de tesis y notificación para desarrollo de Tesis

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No.  ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO ASOCIADO CUANDO
1 Enviar recordatorio de entrega de plan de tesis a los estudiantes. Secretaría del Área Académica Correo electrónico de recordatorio de entrega de plan de tesis / Comunicación 2 semanas antes de vencimiento de plazo
Solicitud de revisión y aprobación de plan de tesis
2 Entregar plan de tesis en Secretaría General con estampilla y "Solicitud de revisión de plan de tesis" (Subproceso Recepción Plan de Tesis - Secretaría General). Estudiante Plan de tesis  Hasta octava semana de segundo trimestre
Solicitud de revisión y aprobación de plan de tesis
3 Revisar Tema de Plan de Tesis y registrar en expediente digital de estudiante, en el Sistema Universitas XXI o Sistema Académico, la recepción del Plan de Tesis. Secretaria General Plan de Tesis Una vez recibido el Plan de Tesis
4 Imprimir "Reporte de Planes de Tesis Entregados" del Sistema Universitas XXI o Sistema Académico. Secretaria General Reporte de Sistema Universitas XXI Reporte de Sistema Académico Una vez culminado el periodo de recepción del Plan de Tesis
5 Entregar al Director del Programa los Planes de Tesis, Reporte del Sistema Universitas XXI o Sistema Académico y Memorándum de entrega. Secretaria General Plan de Tesis Una vez culminado el periodo de recepción del Plan de Tesis
Reporte de Sistema Universitas XXI Reporte de Sistema Académico
6 Recibir Planes de tesis, Reporte de Sistema Universitas XXI y Memorándum de Secretaría General y registrar en la formulario de seguimiento de tesis. Secretaría del Área Académica Planes de tesis con solicitud y estampilla/ Una vez culminado el periodo de recepción del Plan de Tesis
Matriz de seguimiento de tesis 
7 Entregar Plan de Tesis a Director de Programa. Secretaría del Área Académica Planes de tesis Inmediatamente después de recibido el Plan de Tesis
8 Recibir Plan de Tesis y designar 2 lectores para Defensa de plan de tesis. Director de Programa Oficio de designación de docentes lectores Inmediatamente después de recibido el Plan de Tesis
9 Recibir del Director de Programa los planes de tesis con los nombres de los lectores de plan de tesis designados y registrar en la matriz de seguimiento de tesis. Secretaría del Área Académica Planes de tesis con los nombres de los lectores  Inmediatamente después de recibido el Plan de Tesis
Oficio de designación de docentes lectores
10 Registrar en el Sistema Universitas XXI o Sistema Académico, los docentes lectores designados para la Defensa del plan de tesis. Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI Inmediatamente después de designados docentes lectores
11 Coordinar telefónicamente/ personalmente o por correo electrónico con los lectores para concretar la fecha y hora para la Defensa de los planes de tesis. Secretaría del Área Académica Correo electrónico 2 meses para lectura de Plan de Tesis
12 Notificar/ comunicar a través de correo electrónico a estudiantes y docentes lectores de plan de tesis, las fechas (día y hora) para las discusiones de los planes. Secretaría del Área Académica Correo electrónico  
13 Elaborar "Resolución de Defensa de Plan de tesis", donde se establecen los lectores la hora y fecha de Defensa. Secretaría del Área Académica Resolución de Integración de Tribunal  Previa a Defensa de Plan de Tesis
14 Elaborar y entregar a los docente las "Fichas de Defensa de Planes de Tesis" y recopilarlas llenas luego de la Defensa para enviar a los estudiantes para la elaboración de la versión modificada del plan Secretaría del Área Académica Ficha de Defensa de Plan de Tesis Previa a Defensa de Plan de Tesis
15 Realizar Defensa de Plan de Tesis. Estudiante Plan de Tesis  
16 Retirar "Fichas de Defensa de Planes de Tesis" una vez terminada la defensa de Plan de Tesis. Secretaría del Área Académica Ficha de Defensa de Plan de Tesis Una vez finalizada la Defensa del Plan de Tesis
17 Escanear y enviar a través de correo electrónico  "Fichas de Defensa de Plan de Tesis" llenas a los estudiantes para que hagan los ajustes necesarios a su plan de acuerdo a lo establecido por los lectores. Secretaría del Área Académica Correo electrónico  Una vez finalizada la Defensa del Plan de Tesis
18 Realizar cambios al plan de tesis conforme lo establecido en el tribunal de Defensa de plan de tesis y entregar en Secretaría del Área Académica. Estudiante Plan de Tesis 15 días para efectuar cambios
19 Receptar  las versiones digitales modificadas de planes de tesis y reenviar junto con las "Fichas de Defensa de Plan de Tesis"  a los lectores para aprobación u observación. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Después de 15 días plazo para cambios
20 Recibir, revisar Plan de Tesis y desarrollar "Ficha de Defensa de Plan de Tesis" y remitir a Secretaría del Área Académica. Docentes Lectores   Después de 15 días plazo para cambios
21  Recibir respuesta de los lectores si es favorable elaborar el "Informe de Defensa de Plan de Tesis" (en 4 ejemplares impresos en hojas membretadas) Secretaría del Área Académica Correo electrónico/  
Informe de Defensa de Plan de Tesis
22 Elaborar el acta de "Aprobación de Plan de Tesis" y solicitar firma a docentes lectores (solicitar traer factura para pago de honorarios). Secretaría del Área Académica Aprobación de Plan de Tesis Una vez aprobado el Plan de Tesis
23 (en caso de rechazarse el plan de tesis) Realizar denuncia de nuevo tema de tesis (en caso de no aprobarse  plan de tesis por segunda ocasión pierde la opción de graduación). Estudiante    
24 Solicitar a los estudiantes el envío de la versión digital del plan de tesis aprobado. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez aprobado el Plan de Tesis
25 Recibir la versión digital del plan de tesis con el tema aprobado, armar la carpeta digital del estudiante. Secretaría del Área Académica Versión digital del plan de tesis con tema aprobado / Carpeta digital del estudiante Una vez aprobado el Plan de Tesis
26 Generar solicitud de pago a docente lectores. Secretaría del Área Académica   Una vez aprobado el Plan de Tesis
27 Sugerir Director de Tesis y solicitar designación a rector.  Director de programa   Una vez aprobado el Plan de Tesis
28 Elaborar memorándum dirigido a Rector donde se sugiere Director de tesis, siempre y cuando el plan haya sido aprobado. Secretaría del Área Académica Ficha de asignación de Director  Una vez aprobado el Plan de Tesis
29 Enviar a Secretaría General: Memorándum, Informe de Defensa de Plan de Tesis, Resolución de Integración de Tribunal, Plan de Tesis Aprobado  (Subproceso Nombramiento Director de Tesis Doctorado - Secretaría General). Secretaría del Área Académica   Una vez aprobado el Plan de Tesis
30 (Una vez designado Director de Tesis) Archivar 1 ejemplar de Resolución de Director de Tesis en Archivo numérico de Secretaría General . Secretaría General Resolución de Designación de Director de Tesis Una vez designado Director de Tesis
31 (Una vez designado Director de Tesis) Archivar 1 ejemplar de Resolución de Director de Tesis en expediente físico del estudiante junto con demás documentación. Secretaría General Resolución de Designación de Director de Tesis Una vez designado Director de Tesis
32 (Una vez designado Director de Tesis) Enviar 1 ejemplar de Resolución de Director de Tesis  al Área Académica. Secretaría General Resolución de Designación de Director de Tesis Una vez designado Director de Tesis
33 Actualizar "Matriz de seguimiento de tesis" incluyendo información sobre tema aprobado, Director designado, docentes lectores  y fechas de pagos de honorarios a docentes lectores. Secretaría del Área Académica "Matriz de seguimiento de tesis" Una vez designado Director de Tesis
34 Notificar  formalmente a través del correo electrónico a estudiantes y docentes de la autorización del desarrollo de la  tesis, con la aprobación del plan, la asignación de Director y número de resolución de Rector (Subproceso Tesis - Doctorado). Secretaría del Área Académica Resolución de Director del área Una vez designado Director de Tesis
Acta de aprobación de Plan de Tesis