Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO:  ACADÉMICO - DOCENTE    

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta  

PROCESO: DOCTORADO  

SUBPROCESO: ADMISIÓN PROGRAMA DOCTORADO

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera  

POE No.: UASB-ACD-3.2 

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño   

Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General 

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz el proceso de admisión desde la convocatoria hasta la matriculación de los estudiantes de los programas de doctorado

ALCANCE:

El subproceso abarca actividades desde la inscripción en línea de los postulantes hasta la habilitación de link de legalización de matricula

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. DIAGRAMA DE PROCESO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Realizar inscripción en línea y presentar documentos  establecidos como requisitos en Secretaria General para la postulación al Programa de Doctorado. Postulante Inscripción en Línea Primera semana de plazo de admisiones 
Carpeta de postulación
Carta de recomendación
Propuesta preliminar de investigación
2 Verificar el cumplimiento de documentos solicitados para postulación (Subproceso Admisión - Secretaría General). Secretaría General Documentos personales Primera semana de plazo de admisiones 
3 (en caso de documentación incompleta o incorrecta) No se recibe capeta. Secretaría General Documentos personales Primera semana de plazo de admisiones 
4 (en caso de documentación completa) Sumillar "Formulario de Inscripción en línea" y solicitar pago de valores para revisión de carpeta en tesorería. Secretaría General   Primera semana de plazo de admisiones 
5 Realizar seguimiento al proceso de inscripción de postulantes al programa de doctorado (verificar demanda del programa, cuantas personas se han inscrito y pagado los rubros establecidos). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI Primera semana de plazo de admisiones 
6 Contactar a personas que aun no han cancelado los rubros de "Derecho de Revisión de Carpeta" mediante llamadas y correo electrónico. Secretaría del área académica Correo electrónico Primera semana de plazo de admisiones 
7 Pagar rubros de "Derecho de Revisión de Carpeta" en tesorería. Postulante Carpeta postulante Primera semana de plazo de admisiones 
8 Sumillar "Formulario de Inscripción en Línea"  y solicitar entrega de documentos en Secretaría General. Tesorería    
9 Entregar Carpeta en Secretaría General. Postulante Carpeta postulante  
10 Recibir, adecuar y enviar carpeta de postulación a secretaría del Área Académica una vez finalizada la fase de recepción de carpetas. (Subrocesos Admisión - Secretaría General). Secretaría General Carpeta postulante Una vez concluida la fase recepción de carpetas
11 Recibir de Secretaría General las carpetas de los postulantes y entregar a Director de Programa. Secretaría del Área Académica Carpeta postulante Segunda semana de plazo de  admisiones 
12 Designar docentes lectores para la revisión de carpetas y propuestas preliminar de investigación. Director de programa Docentes Lectores Carpeta postulante Segunda semana de plazo de  admisiones 
13 Enviar comunicación a docentes designados junto con carpeta de postulantes. Secretaría del Área Académica   Segunda semana de plazo de  admisiones 
14 Entregar informe parcial de revisión de carpeta de postulantes. Docente Lector Informe revisión carpeta Tercera semana de admisiones
15 Parametrizar entrevistas con postulantes en sistema Universitas XXI (fecha y hora de entrevista). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI - Sección Admisiones Tercera semana de admisiones
16 Informar hora, fecha y lugar de entrevistas a postulantes mediante correo electrónico y llamadas. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Cuarta semana de lazo de admisiones
17 Generar fichas de entrevista para cada postulante y entregar con carpeta de postulante. Secretaría del Área Académica Ficha de entrevista a postulantes Cuarta semana de lazo de admisiones
18 Realizar entrevista a postulantes. Director de programa Ficha de entrevista a postulantes Quinta semana de plazo de admisiones
19 Generar "Informe de Admisión" donde consta el nombre completo del postulante, recomendación de la admisión, puntaje promedio de al menos dos calificaciones y puntaje promedio de al menos dos calificaciones. Director de programa Modelo Informe de Admisiones de Directores  Quinta semana de plazo de admisiones
20 Emitir convocatoria para realización de Comité de Admisiones de Posgrado. Secretaría General Correo electrónico Quinta semana de plazo de admisiones
21 Participar en Comité de Admisiones de posgrado y aprobar o solicitar ajuste en Informa de Admisión. Comité de Admisiones del programa (Rector, Secretaria General, Director del Programa, Secretaria Área Académica) Reporte de admitidos aprobado  Quinta semana de plazo de admisiones
22 (en caso de ser necesario) Realizar cambios en Informe de Admisión. Director de Programa de Posgrado Reporte de admitidos Quinta semana de plazo de admisiones
23 Enviar "Informe de Admisión" y carpetas de postulantes (tanto admitidos y no admitidos), según lo aprobado en el Comité  a Secretaría General. Director de Programa de Posgrado Modelo Informe de Admisiones de Directores  Quinta semana de plazo de admisiones
24 Recibir Informe y carpetas de postulantes. Secretaría General Sistema Universitas XXI Sexta semana de plazo de admisiones 
25 Gestionar publicación y difusión de postulantes admitidos y generar cartas de admisión. Secretaría General   Sexta semana de plazo de admisiones 
26 Revisar estado de admisión en pagina web o carteleras de la universidad. Postulante   Sexta semana de plazo de admisiones 
27 Entregar plan de estudios de programa de posgrado y enviar a Secretaría General.  Director de Programa    Una vez concluida la fase de Admisión
28 Recibir plan de estudios de Programa de Posgrado (Subproceso Recepción Plan de Estudios Programa de Posgrado - Secretaría General).  Secretaría General
Plan de Estudios

 
 
29 Crear grafos y cabeceras del programa de posgrado a base del plan de estudios enviado por el Director del programa de posgrado (Subproceso Crear grafos y cabeceras - Secretaría General).  Secretaria de Secretaría General 
Plan de Estudios 

 
30 Habilitar del link de "Legalización de Matricula" para el programa de especialización superior, (subproceso matriculación - Secretaría General). Relación Públicas Unidad de Informática    Una vez concluida la fase de Admisión