Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO:  ACADÉMICO - DOCENTE

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta

PROCESO: MAESTRÍA

SUBPROCESO: GESTIÓN PROGRAMA MAESTRÍA

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera

POE No.: UASB-ACD-2.4

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Coordinador de programa

OBJETIVO:

Describir la gestión del proceso de los programas de Maestría del Área, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta , verificación y seguimiento de los programas, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, etc.)

ALCANCE:

Este proceso abarca las actividades desde la elaboración del calendario académico, la recepción del listado de matriculados hasta la notificación de aprobación de materias

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar Calendario académico (fecha de inicio y finalización y días de descanso o feriados en el trimestres) para programa de maestría. Secretaría General Calendario académico Previo a inicio de convocatoria
2 Enviar calendario académico a las Áreas Académicas. Secretaría General Calendario académico Una vez culminado periodo de matriculación
3 (En caso de Coordinador de programa externo) Generar solicitud de contrato del Coordinador de programa de posgrado a través de misceláneos . Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Una vez vencido el contrato anterior
4 Solicitar firma a Director del Área en misceláneo. Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Inmediatamente después de generada la solicitud de contrato
5 Firmar misceláneo de solicitud de contrato y entregar a secretaría del área académica. Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Inmediatamente después de generada la solicitud de contrato
6 Enviar misceláneo de solicitud de contrato de coordinador firmado a Rectorado. Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Una vez firmado por el Director del Área
7 Recibir Calendario académico por parte de Secretaría General, desarrollar el plan anual de estudios (asignaturas, docentes, numero de créditos y tipo de asignatura)  enviar a Secretaría General. Coordinador de Programa de Posgrado Secretaría del Área Académica Calendario académico  Anual
Plan anual de estudios
8 Recibir Calendario académico por parte de Secretaría General, desarrollar programación trimestral de asignaturas (fechas clases, horario, docente) y enviar antes de inicio cada de trimestre.  Coordinador de Programa de Posgrado Secretaría del Área Académica Programación trimestral de asignaturas Antes de inicio de cada trimestre
9 Archivar programación anual y calendario académico y realizar seguimiento de la misma para  emisión de certificados de docencia. Secretaría General Memorándum programación trimestral Seguimiento durante todo el año
10 (Cuando se modifique o sea un programa nuevo) Crear programa académico  en Sistema Universitas XXI a base del calendario anual de estudios (Proceso Creación de Grafos y Cabeceras - Secretaría General). Secretaría General Sistema Universitas XXI  
11 Confirmar (vía telefónica o electrónica) con el docente las fechas y horarios de clases. Secretaría del Área Académica correo electrónico 1 mes antes de iniciar trimestre
12 Enviar a los docentes oficios con la Programación del curso. Secretaría del Área Académica Oficio Programación clases 1 mes antes de iniciar trimestre
13 Revisar y firmar oficio de programación de clases.  Docente   1 mes antes de iniciar trimestre
14 Verificar ingreso de asignaturas por parte de Secretaría General en el sistema académico,  caso contrario solicitar a Secretaría General.  Secretaría del Área Académica Sistema académico 1 mes antes de iniciar trimestre
15 Solicitar a docentes la elaboración y carga del syllabus en Portal Docentes (el programa da alertas cuando se ha revisado, aprobado o emitido observaciones). Secretaría del Área Académica
Formato syllabus

1 mes antes de iniciar trimestre
Instructivo ingreso Syllabus

Portal Docentes
16 Solicitar a docentes material académico a ser utilizado en clases. Secretaría del Área Académica Material de docencia 1 mes antes de iniciar trimestre
17 Realizar seguimiento de ingreso de syllabus en el portal docente, en caso de no existir el syllabus recordar a docentes. Secretaría del Área Académica Matriz de ingreso Syllabus  2 semanas antes de inicio de clases máximo
18 Elaborar y subir syllabus a "Portal Docente". Docente
Syllabus

2 semanas antes de inicio de clases máximo
19 Revisar Syllabus para aprobación ( en caso de no aprobar el syllabus remitir a docente con observaciones para cambio). Coordinador del Programa de Posgrado
Syllabus

2 semanas antes de inicio de clases máximo
20 (En caso de necesidades de cambio)  Realizar cambios en syllabus y subir nuevamente a "Portal Docente" . Docente
Syllabus

2 semanas antes de inicio de clases máximo
21 Aprobar Syllabus siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos caso contrario solicitar cambios. Coordinador del Programa de Posgrado
Syllabus

2 semanas antes de inicio de clases máximo
22 Recibir  material digital de cada uno de las asignaturas por parte de los docentes y subirlos al Aula Digital o compartir los archivos en Office 365. Secretaria del Área Académica Material para clases 2 semanas antes de inicio de clases máximo
23 Ingresar en el sistema la planificación de las asignaturas (Crear paralelo, cupos, fechas, docentes). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI 1 mes antes de iniciar trimestre
24 Inscribir a estudiantes trimestralmente en las asignaturas correspondientes.  Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI Antes del inicio de cada trimestre
25 (En caso de docentes externos) Generar solicitud de contrato para docentes externos . Secretaria del programa
Solicitud de contrato docentes

1 mes antes de iniciar trimestre
26 Solicitar aulas en el "Sistema de gestión de aulas", proceso que se realiza por ciclo académico por asignatura (Subproceso aprobación y designación de aulas- Secretaría General). Secretaria del Área Académica Sistema de gestión de aulas  1 mes antes de iniciar trimestre
27 (cuando el programa es nuevo o la asignatura es nueva) Verificar trimestralmente la disponibilidad del syllabus en el "Sistema de Contratos" por parte del docente. Secretaría del Área Académica Sistema de contratos/ Syllabus 2 semanas antes de inicio de clases
28 (En el caso  de que el syllabus no conste en el sistema de contratos) Recordar y verificar con el Coordinador de programa de posgrado la aprobación del syllabus. (los docentes solo ingresan en portal docente y se refleja en Sistema de contratos para su seguimiento). Secretaría del Área Académica Matriz de seguimiento de Ingreso de Syllabus  2 semanas antes de inicio de clases
29 Programar la evaluación al docente desde el Sistema Universitas XXI considerando las fechas de término de cada asignatura. Dirección General Académica Sistema Académico Universitas XXI  
30 Solicitar para  entrega a estudiantes al inicio del año electivo a Control de Bienes carpetas de cuerina institucionales y materiales: block de notas, escarapelas, adhesivos para vehículos y esferográficos.  Secretaría del Área Académica Correo electrónico  1 mes antes de iniciar trimestre
Solicitud suministros y materiales

31 Preparar materiales a ser entregados según detalle de solicitud aprobada y notificar cuando este listo. Control de bienes 
Solicitud suministros y materiales

 
32 Retirar de Control de bienes material, verificar  cantidades. Secretaría del Área Académica Registro de requerimiento de suministros firmado Apenas recibida la notificación
33 Armar carpeta institucional de cuerina con los  materiales y documentos descritos  y generar los listados de estudiantes para la entrega. Secretaría del Área Académica Brochure de programas de posgrado y publicidad sobre cursos abiertos del área. Semana de inicio de fase docente
34 (Cuando existan materias optativas) Solicitar a las  Secretarias de los demás programas el horario trimestral de todas las asignaturas de todos los programas de Maestría de la UASB. Secretaría del Área Académica Horario trimestral de todas las asignaturas de todos los programas de Maestría de la UASB Antes de inicio de segundo y tercer trimestre
35 Enviar correo electrónico a los estudiantes y docentes información sobre: a) Horarios de clases y timbraje. b) Material del docentes y demás documentos que requieran. c) (cuando existan materias optativas) Formulario de inscripción de asignaturas optativas para (2do y 3er trimestre) para el 1er trimestre se gestiona en secretaria general en el proceso de matriculación. Secretaría del Área Académica Correo electrónico de bienvenida (incluyendo horarios de clases e instructivo de timbraje) Semana de inicio de fase docente
Formulario de inscripción de asignaturas

36 (Cuando existan materias optativas)  Elegir asignatura optativa cuando corresponda y llenar "Formulario de inscripción de asignaturas". Estudiante Formulario de inscripción de asignaturas  
37 (Cuando existan materias optativas)  Solicitar firma de coordinador en "Formulario de inscripción de asignaturas" y entregar en Secretaría del Área Académica. Estudiante Formulario de inscripción de asignaturas Plazo establecido por Secretaría General
38 (Cuando existan materias optativas) Recibir formulario e inscribir estudiantes en asignaturas optativas en el Sistema Universitas. Secretaría del Área Académica Formulario de inscripción de asignaturas Plazo establecido por Secretaría General
Sistema Universitas XXI
39 (Cuando existan materias optativas) Enviar programación del curso.  Secretaría del Área Académica (de asignatura optativa)    
40 Enviar por correo electrónico el listado de estudiantes matriculados a los docentes. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Semana de inicio de fase docente
41 Reportar por correo electrónico a Jefatura Administrativa datos de docente, fecha y hora de curso para acceso a parqueadero. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Semana de inicio de fase docente
42 Entregar  carpeta institucional de cuerina a los estudiantes conforme listados registrando recepción. Secretaría del Área Académica   Primer día de clases 
43 Atender requerimientos varios propios del curso (cambios de aulas, material, etc.). Secretaría del Área Académica   Durante el desarrollo del Programa de Maestría
44 (Cuando exista recuperación de clases o cambios de fecha de clases) Actualizar la programación trimestral en Sistema Universitas XXI. Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI Durante el desarrollo del Programa de Maestría
45 Realizar seguimiento de las asistencias de estudiantes  y número de clases impartidos por el docente a través del Sistema de Gestión de Aulas. Secretaría del Área Académica Sistema de Gestión de Aulas  Permanente
46 Calendarizar ingreso de notas por parte de docentes en el Sistema Universitas XXI, con respecto a la ultima fecha de clases. Secretaría General Correo electrónico Plazo de 15 días a partir de última clase
Sistema Universitas XXI
47 Solicitar ingreso de notas a docentes dentro de plazos establecidos. Secretaría del Área Académica   Antes de ultima clase
48 Evaluar y calificar a estudiantes. Docente   Plazo de 15 días a partir de última clase
49 Ingresar notas en el Sistema Universitas XXI. Docente Registro de notas Plazo de 15 días a partir de última clase
50 Imprimir "Acta definitiva de calificaciones" del Sistema Universitas XXI. Docente Acta definitiva de calificaciones Plazo de 15 días a partir de última clase
51 Entregar "Acta definitiva de calificaciones" en Secretaría del Área Académica. Docente Acta definitiva de calificaciones Plazo de 15 días a partir de última clase
52 Recibir  "Acta definitiva de calificaciones"  de los docentes con firma de responsabilidad e inmediatamente enviar a Secretaría General. Secretaría del Área Académica Acta definitiva de calificaciones Plazo de 15 días a partir de última clase
53 Recibir "Acta definitiva de Calificaciones" (Subproceso Notas de Asignaturas o módulos - Secretaría General). Secretaría General Acta definitiva de calificaciones  
54 Obtener reporte de asistencia de sistema Gestión de Aulas (Subproceso Cierre de Asistencias - Secretaría General). Secretaría General Sistema Gestión de Aulas   
55 Cerrar materia en el sistema para permitir visualización por parte de los estudiantes. Secretaría General Sistema Universitas XXI  
56 Verificar calificaciones en Sistema Universitas XXI. Secretaría del Área Académica Correo electrónico  
57 Enviar notificación a los estudiantes que reprueban asignaturas (por notas o asistencias) a través de correo electrónico. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez asentadas las notas y las asistencias
58 Generar solicitud de pago por honorarios a docente.  Secretaría del Área Académica
Solicitud de pago