Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO: ACADÉMICO - DOCENTE

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta

PROCESO: MAESTRÍA


SUBPROCESO: CURSO PROPEDÉUTICO MAESTRÍA

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera

POE No.: UASB-1-ACD-2.3

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Coordinador de Programa de Posgrado/ Secretaría del Área Académica.

OBJETIVO:

 Describir de manera eficaz el proceso de planificación del curso propedéutico, realizado para homologar el nivel de conocimientos de los estudiantes.

ALCANCE:

El subproceso abarca las actividades desde la obtención de listado de postulantes admitidos hasta la habilitación de link para matriculación de estudiantes.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen


2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Obtener listado de postulantes admitidos al curso propedéutico en el Sistema Universitas. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Antes de inicio de curso
2 Establecer calendario de fechas para curso propedéutico. Coordinador del Programa de Posgrado Secretaría del Área Académica  Calendario de curso propedéutico Durante proceso de admisión
3 Establecer la programación para el desarrollo del curso. Coordinador del Programa de Posgrado  Programación Curso Propedéutico Durante proceso de admisión
4 Confirmar (vía telefónica o electrónica) con el docente las fechas y horarios de clases. Secretaría del Área Académica Correo electrónico 1 mes antes de inicio de curso
5 Enviar a los docentes el Oficio de programación del curso propedéutico. Secretaría del Área Académica Oficio de programación de curso propedéutico 1 mes antes de inicio de curso
6 Enviar programación del curso propedéutico a Secretaria General para seguimiento de ejecución de curso y archivo de programa. Secretaría del Área Académica Programación Curso Propedéutico 2 mes antes de inicio de curso
7 Recibir y archivar "Programación de curso propedéutico". Secretaría General Programación Curso Propedéutico 3 mes antes de inicio de curso
8 Solicitar al docente syllabus y material ha ser empleado en el curso propedéutico (entrega máxima 15 días antes del inicio de clases). Secretaría del Área Académica Formato Syllabus  1 mes antes de inicio de curso
Formulario Solicitud de suministros y materiales 
9 Hacer seguimiento y recordar la petición de syllabus y material a los docentes para que envíen al menos con un mes de anticipación antes del inicio de clases. Secretaría del Área Académica Correo electrónico 3 semanas antes de inicio de curso (máximo)
10 Generar y enviar Syllabus a Secretaría del Programa junto con material a ser usado en el curso. Docente Formato Syllabus  3 semanas antes de inicio de curso (máximo)
Formulario Solicitud de suministros y materiales 
11 Recibir syllabus y material digital, por parte de los docentes.  Secretaría del Área Académica Syllabus 3 semanas antes de inicio de curso (máximo)
Material de docente
12 Entregar Syllabus a Coordinador de Programa de Posgrado para aprobación. Secretaría de Área Académica Syllabus 3 semanas antes de inicio de curso (máximo)
13 Revisar Syllabus para aprobación ( en caso de no aprobar el syllabus remitir a docente con observaciones para cambio). Coordinador del Programa de Posgrado Syllabus  
14 Realizar cambios y remitir Syllabus para revisión y aprobación. Docente Syllabus  
15 Recibir, revisar y aprobar syllabus cuando cumpla con los requisitos  (caso contrario solicitar correcciones). Coordinador del Programa de Posgrado Syllabus 1 semana antes de inicio de curso (máximo)
16 Generar solicitud de contrato para docentes externos de curso propedéutico. Secretaría de Área Académica Solicitud de contrato docentes 48 horas antes de inicio del curso máximo
17 Solicitar aulas en el Sistema de Gestión de Aulas" proceso que se realiza por materia, por fecha y por docente (Subproceso Aprobación y Designación de aulas - Secretaría General). Secretaría de Área Académica Sistema Gestión de Aulas 3 semanas antes de inicio de curso (máximo)
18 Solicitar en Control de Bienes material a ser utilizado en el curso propedéutico. Secretaría de Área Académica Formulario Solicitud de suministros y materiales  3 semanas antes de inicio de curso (máximo)
19 Revisar y aprobar cantidades solicitadas o modificar cantidades. Control de bienes  Formulario Aprobado de Solicitud de suministros y materiales  
20 Preparar material del curso según cantidades aprobadas y notificar a Secretaria del Área Académica  cuando este disponible. Control de bienes  Formulario Solicitud de suministros y materiales   
21 Retirar de control de bienes material y verificar cantidades. Secretaría de Área Académica Formulario Solicitud de suministros y materiales   
22 Enviar por correo electrónico horario, aulas, materiales académicos, syllabus y demás documentos a postulantes admitidos. Secretaría de Área Académica Correo electrónico Primera semana de curso
Syllabus
Material docente
23 Enviar a docente por correo electrónico listado de postulantes admitidos y su perfil académico. Secretaría de Área Académica Correo electrónico Primera semana de curso
Reporte de postulante admitido con datos personales 
24 Reportar por correo electrónico a Jefatura Administrativa datos de docente, fecha y hora de curso para acceso a parqueadero. Secretaría de Área Académica Correo electrónico Primera semana de curso
25 Imprimir y entregar a docente formato de registro físico de asistencias y notas de acuerdo al número de clases programadas. Secretaría de Área Académica Formulario de registro físico de asistencias  Primera semana de curso
Formulario de registro físico de notas
26 Entregar syllabus aprobado a postulantes admitidos en versión digital. Secretaría de Área Académica Syllabus Primera semana de curso
27 Atender requerimientos varios del curso (recuperación de clases, cambios de aulas, etc.). Secretaría de Área Académica   Durante todo el curso propedéutico
28 Realizar seguimiento al listado físico de asistencia y generar informe. Secretaría de Área Académica Formulario de registro de asistencia Durante todo el curso propedéutico
Reporte de asistencias 
29 Enviar requerimiento de notas a docentes. Secretaría de Área Académica Reporte de notas  Antes de última clase
30 Evaluar y calificar a postulantes admitidos. Docente Formulario de registro de notas  15 días después de última clase
31 Elaborar reporte de notas y enviarlo a Secretaría del Área Académica (máximo 15 días después de última clase). Docente Reporte de notas  15 días después de última clase
32 Comunicar a postulantes resultados de culminación del curso. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez procesada información de asistencia y calificaciones
33 Generar solicitud de pago por honorarios a docente. Secretaría del Área Académica Solicitud de pago Una vez procesada información de asistencia y calificaciones
34 Entregar en Secretaría General el Reporte de asistencias y registros de calificaciones completos de acuerdo a número de clases programadas. Secretaría de Área Académica Formulario reporte resumen asistencias Una vez procesada información de asistencia y calificaciones
35 Ingresar información en el Sistema Universitas XXI. Secretaría General Sistema Universitas XXI  
36 Solicitar a Relaciones Públicas la habilitación del link de "Legalización de Matricula" para el programa de Maestría(subproceso matriculación - Secretaría General). Unidad de Informática