Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO: ACADÉMICO - DOCENTE

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta

PROCESO: MAESTRÍA


SUBPROCESO: ADMISIÓN PROGRAMA DE MAESTRÍA

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera

POE No.: UASB-1-ACD-2.2

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Secretaría General / Áreas Académicas

OBJETIVO:

 Describir de manera eficaz el proceso de admisión desde la validación, selección y matriculación de los estudiantes a los programas de maestría ofertados.

ALCANCE:

El subproceso abarca actividades desde la convocatoria a postulantes, atención, selección hasta el inicio del proceso de matriculación de estudiantes en los programas de maestría

1. PROCEDIMIENTO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE (S) DOCUMENTO ASOCIADO CUANDO
1 Realizar "Inscripción en línea" y presentar documentos  para postulación a programa de maestría en Secretaría General. Postulante Inscripción en línea Primera semana de plazo de admisiones 
Carpeta de Postulación
2 Verificar el cumplimiento de documentos solicitados para postulación (Proceso Admisión - Secretaría General). Secretaría del Área Académica Documentos personales Primera semana de plazo de admisiones 
3 (en caso de documentación incompleta o incorrecta) No se recibe capeta. Secretaría General Documentos personales Primera semana de plazo de admisiones 
4 (en caso de documentación completa) Sumillar "Formulario de Inscripción en línea" y solicitar pago de valores para revisión de carpeta en tesorería. Secretaría General   Primera semana de plazo de admisiones 
5 Realizar seguimiento al proceso de admisión de postulantes al programa de maestría (verificar demanda del programa, cuantas personas se han inscrito y pagado los rubros establecidos). Secretaría del área académica Sistema Universitas XXI Primera semana de plazo de admisiones 
6 Contactar a personas que aun no han cancelado los rubros de "Derecho de revisión de carpeta" mediante llamadas y correo electrónico. Secretaría del área académica Correo electrónico Primera semana de plazo de admisiones 
7 Pagar rubros de "Derecho de revisión de carpeta" en tesorería. Postulante Carpeta postulante Primera semana de plazo de admisiones 
8 Sumillar "Formulario de Inscripción en Línea"  y solicitar entrega de documentos en Secretaría General. Tesorería    
9 Entregar Carpeta de Postulación en Secretaría General. Postulante Carpeta postulante Primera semana de plazo de admisiones 
10 Recibir, adecuar y enviar carpeta de postulación a Secretaría del Área Académica una vez finalizada la fase de recepción de carpetas. (Procesos Admisión - Secretaría General). Secretaría General Carpeta postulante Segunda semana de plazo de  admisiones 
11 Recibir de Secretaría General las carpetas de los postulantes y entregar a coordinador de programa. Secretaría del Área Académica Carpeta postulante Segunda semana de plazo de  admisiones 
12 Recibir y resguardar carpetas de postulantes hasta emisión de resultados de admisión. Secretaría del Área Académica Carpeta postulante Segunda semana de admisiones
13 (En caso de haberse establecido examen de admisión) Parametrizar examen de admisión en el Sistema Universitas (fecha de examen, listado de postulantes disponibles en sistema Universitas). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI- Sección admisiones Segunda semana de admisiones
14 Preparar examen de admisión (determinar el contenido de exámenes, parámetros de evaluación, temáticas, preguntas especificas sobre programas). Coordinador de Programa de Posgrado Examen de admisión  Segunda semana de admisiones
15 Comunicar mediante correo electrónico a postulantes fecha, hora y lugar de examen de admisión. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Segunda semana de admisiones
16 Generar número de copias de examen necesarias para postulantes y alistar material para el rendimiento del examen (hojas y esferos). Secretaría del Área Académica Examen de admisión  Segunda semana de admisiones
17 Registrar asistencia de postulantes el día de examen de admisión. Secretaría del Área Académica Listado de postulantes Tercera semana de admisiones
18 Tomar examen de admisión en fecha y hora establecida. Coordinador de Programa de Posgrado o Delegado  Examen de admisión  Tercera semana de admisiones
19 Calificar exámenes de admisión y generar reporte de calificación de examen de admisión. Coordinador del programa Reporte de Calificaciones de exámenes de admisión  Tercera semana de admisiones
20 Ingresar notas de exámenes de admisión en el Sistema Universitas XXI. Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI- Sección admisiones Tercera semana de admisiones
21 Parametrizar entrevistas con postulantes en sistema Universitas XXI (fecha y hora de entrevista). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI - Sección Admisiones Tercera semana de plazo de admisiones 
22 Informar cronograma de entrevistas a postulantes mediante correo electrónico y llamadas. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Cuarta semana de plazo de admisiones 
23 Generar fichas de entrevista para cada postulante y entregar con carpeta de postulante. Secretaría del Área Académica Ficha de entrevista a postulantes Cuarta y quinta semana de plazo de admisiones 
24 Realizar entrevista a postulantes. Coordinador del Programa de Posgrado  Ficha de entrevista a postulantes Quinta semana de plazo de admisiones 
25 (Maestría de Investigación) Considerar para la admisión como mínimo los siguientes criterios: Ensayo justificativo, entrevista, Trabajos académicos previos, Experiencia laboral, docencia, investigación y publicaciones. Coordinador del Programa de Posgrado     
26 (Maestría profesionales) Considerar para la admisión como mínimo los siguientes criterios: Ensayo justificativo, entrevista, Trabajos Académicos previos, Experiencia laboral.   Coordinador del Programa de Posgrado     
27 Generar "Reporte preliminar de admitidos".  Coordinador del Programa de Posgrado  Reporte preliminar de admitidos  Quinta semana de plazo de admisiones 
28 Generar "Informe de Admisiones" donde consta el nombre completo del postulante, estado, aspectos tratados en la entrevista, recomendación de admisión y puntaje promedio de al menos dos calificaciones. Coordinador del Programa de Posgrado  Modelo Informe de Admisiones de Coordinadores  Quinta semana de plazo de admisiones 
29 Emitir convocatoria para realización de Comité de Admisiones de Posgrado según calendario. Secretaría General Correo electrónico Quinta semana de plazo de admisiones 
30 Participar en Comité de Admisiones de posgrado y aprobar o solicitar ajuste en Informa de Admisión. Comité de Admisiones del programa (Rector, Secretaria General, Coordinador del Programa, Secretaria Área Académica) Reporte de nomina de admitidos aprobado  Quinta semana de plazo de admisiones 
31 (En caso de ser necesario) Realizar cambios en Informe de admisión. Coordinador del Programa de Posgrado  Reporte de nomina de admitidos Quinta semana de plazo de admisiones 
32 Enviar "Informe de Admisión" y carpetas de postulantes (tanto admitidos y no admitidos), según lo aprobado en el Comité  a Secretaría General. Coordinador de Programa de Posgrado Modelo Informe de Admisiones de Coordinadores  Quinta semana de plazo de admisiones 
33 Recibir Informe y carpetas de postulantes. Secretaría General Sistema Universitas XXI Sexta semana de plazo de admisiones 
34 Gestionar publicación y difusión de postulantes admitidos y generar cartas de admisión. Secretaría General Sistema Universitas XXI Sexta semana de plazo de admisiones 
35 Revisar estado de admisión en pagina web o carteleras de la universidad. Postulante   Sexta semana de plazo de admisiones 
36 Entregar plan de estudios de programa de posgrado y enviar a Secretaría General.  Coordinador de Programa de Posgrado    
37 Recibir plan de estudios de Programa de Posgrado (Subproceso Recepción Plan de Estudios Programa de Posgrado - Secretaría General).  Secretaría General    
38 Crear grafos y cabeceras del programa de posgrado a base del plan de estudios enviado por el coordinador del programa de posgrado (Subproceso Crear grafos y cabeceras - Secretaría General).  Secretaria de Secretaría General     
39 (en caso de existir curso propedéutico) Obtener reporte de admitidos del sistema Universitas para convocar a cursos propedéutico. (Subproceso - Curso Propedéutico). Secretaría del Área Académica Listado de postulantes admitidos Una vez concluido periodo de Admisión
40 Proporcionar información sobre curso propedéutico a postulantes admitidos (fechas, profesores, aulas). Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez concluido periodo de Admisión
41 (en caso de no existir curso propedéutico) Habilitar del link de "Legalización de Matricula" para el programa de especialización superior, (Subproceso matriculación - Secretaría General). Relación Publicas y Departamento de Informática    Una vez concluido periodo de Admisión