Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO: ACADÉMICO - DOCENTE  

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta

PROCESO: ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR  


SUBPROCESO: ADMISIÓN ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera

POE No.: UASB-1-ACD-1.2

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida 

RESPONSABLE:

Secretaría General / Áreas Académicas.

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz el proceso de admisión desde la convocatoria hasta la matriculación de los estudiantes de los programas de especialización superior. 

ALCANCE:

El subproceso abarca actividades desde la inscripción en linea de los postulantes, hasta la habilitación del link de matricula en línea. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Realizar "Inscripción en línea" y presentar documentos para postulación a programa de Especialización Superior en Secretaría General. Postulante Inscripción en línea Primera semana de admisiones
Carpeta de Postulación
2 Verificar el cumplimiento de documentos solicitados para postulación (Subproceso Admisión- Secretaría General). Secretaría General Carpeta de Postulación Primera semana de admisiones
3 (en caso de documentación incompleta o incorrecta) No se recibe capeta. Secretaría General Carpeta de Postulación Primera semana de admisiones
4 (en caso de documentación completa) Sumillar "Formulario de Inscripción en línea" y solicitar pago de valores para revisión de carpeta en tesorería. Secretaría General Carpeta de Postulación Primera semana de admisiones
5 Realizar seguimiento al proceso de admisión de postulantes al programa de Especialización Superior (verificar demanda del programa, cuantas personas se han inscrito y pagado los rubros establecidos). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI Primera semana de admisiones
6 Contactar a personas que aun no han cancelado los rubros de "Derecho de revisión de carpeta" mediante llamadas y correo electrónico. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Primera semana de admisiones
7 Pagar rubros de "Derecho de revisión de carpeta"  en tesorería. Postulante Carpeta postulante Primera semana de admisiones
8 Sumillar "Formulario de Inscripción en Línea"  y solicitar entrega de documentos en Secretaría General. Tesorería    
9 Entregar Carpeta de postulación en Secretaría General.  Postulante Carpeta postulante Primera semana de admisiones
10 Recibir, adecuar y enviar carpeta de postulación a secretaría del Área Académica una vez finalizada la fase de recepción de carpetas. (Subproceso Admisión - Secretaría General). Secretaría General Carpeta postulante Segunda semana de admisiones
11 Recibir y resguardar carpetas de postulantes hasta emisión de resultados de exámenes de admisión. Secretaría del Área Académica Carpeta postulante Segunda semana de admisiones
12 Parametrizar examen de admisión en el Sistema Universitas (fecha de examen, listado de postulantes disponibles en sistema Universitas). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI- Sección admisiones Segunda semana de admisiones
13 Preparar examen de admisión (determinar el contenido de exámenes, parámetros de evaluación, temáticas, preguntas especificas sobre programas). Coordinador de Programa de Posgrado Examen de admisión  Segunda semana de admisiones
14 Comunicar mediante correo electrónico a postulantes fecha, hora y lugar de examen de admisión. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Segunda semana de admisiones
15 Generar número de copias de examen necesarias para postulantes y alistar material para el rendimiento del examen (hojas y esferos). Secretaría del Área Académica Examen de admisión  Segunda semana de admisiones
16 Registrar asistencia de postulantes el día de examen de admisión. Secretaría del Área Académica Listado de postulantes Tercera semana de admisiones
17 Tomar examen de admisión en fecha y hora establecida. Coordinador de Programa de Posgrado o Delegado  Examen de admisión  Tercera semana de admisiones
18 Calificar exámenes de admisión y generar reporte de calificación de examen de admisión. Coordinador del programa Reporte de Calificaciones de exámenes de admisión  Tercera semana de admisiones
19 Ingresar notas de exámenes de admisión en el Sistema Universitas XXI. Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI- Sección admisiones Tercera semana de admisiones
20 Parametrizar entrevistas con postulantes aprobados el examen (hora y fecha) en Sistema Universitas - Admisiones. Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI - Sección admisiones Tercera semana de admisiones
21 Informar hora, fecha y lugar de entrevistas a postulantes mediante correo electrónico y llamadas. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Tercera semana de admisiones
22 Generar fichas de entrevista para cada postulante y entregar a coordinador con carpeta de postulante. Secretaría del Área Académica Ficha de entrevista a postulantes Cuarta semana de admisiones
23 Realizar entrevista a postulantes. Coordinador de Programa de Posgrado Ficha de entrevista a postulantes Cuarta semana de admisiones
24 Generar "Reporte preliminar de admitidos". Coordinador de Programa de Posgrado Reporte preliminar de admitidos  Quinta semana de admisiones
25 Generar "Informe de Admisión" (cuantas carpetas se recibieron, parámetros para evaluación de examen, número de postulantes que rindieron el examen, tabla notas de exámenes, aspectos tratados en la entrevista, ponderación general de entrevista y examen) donde consta el nombre completo del postulante, recomendación de la admisión y puntaje promedio de al menos dos calificaciones . Coordinador de Programa de Posgrado Modelo Informe de Admisiones de Coordinadores  Quinta semana de admisiones
26 Emitir convocatoria para realización de Comité de Admisiones de Posgrado según calendario. Secretaría General Correo electrónico Quinta semana de admisiones
27 Participar en Comité de Admisiones de posgrado y aprobar o solicitar ajuste en Informe de Admisión. Comité de Admisiones del programa (Rector, Secretaria General, Coordinador del Programa, Secretaria Área Académica) Informe de Admisión Quinta semana de admisiones
28 (en caso de ser necesario) Realizar cambios en Informe de Admisión. Coordinador de Programa de Posgrado Informe de Admisión Quinta semana de admisiones
29 Enviar "Informe de Admisión" y carpetas de postulantes (tanto admitidos y no admitidos), según lo aprobado en el Comité  a Secretaría General. Coordinador de Programa de Posgrado Informe de Admisión Sexta semana de admisiones
30 Recibir Informe y carpetas de postulantes. Secretaría General Informe de Admisión Séptima semana de admisiones
31 Gestionar publicación y difusión de postulantes admitidos y generar cartas de admisión. Secretaría General   Una vez concluido el proceso de admisión
32 Revisar estado de admisión en pagina web o carteleras de la universidad. Postulante Listado de Admitidos Una vez concluido el proceso de admisión
33 Entregar el plan de estudios de programa de posgrado y enviar a Secretaría General.  Coordinador de Programa de Posgrado Plan de Estudios  
34 Recibir plan de estudios de Programa de Posgrado (Subproceso Recepción Plan de Estudios Programa de Posgrado - Secretaría General).  Secretaría General Plan de Estudios  
35 Crear grafos y cabeceras del programa de posgrado a base del plan de estudios enviado por el coordinador del programa de posgrado (Subproceso Crear grafos y cabeceras - Secretaría General).  Secretaria de Secretaría General  Plan de Estudios  
36 (en caso de existir curso propedéutico) Obtener reporte de admitidos del sistema Universitas para convocar a cursos propedéutico. (subproceso - Curso Propedéutico) Secretaría del Área Académica Listado de postulantes admitidos Una vez concluido el proceso de admisión
37 Proporcionar información sobre curso propedéutico a postulantes admitidos (fechas, profesores, aulas). Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez concluido el proceso de admisión
38 (en caso de no existir curso propedéutico) Habilitar del link de "Legalización de Matricula" para el programa de especialización superior (subproceso matriculación - Secretaría General). Relación Públicas y Departamento de Informática  Legalización de matricula  Una vez concluido el proceso de admisión